450-vuotiaan organisaation uudistaminen projektisalkunhallinnan avulla

Lähes 450-vuotias Leidenin yliopisto on Alankomaiden vanhin yliopisto. Tammikuussa 2024 järjestettävässä Thinking Portfolion Käyttäjäpäivässä Leidenin yliopisto jakaa kokemuksiaan salkunhallinnan kehittämisestä ja hyödyntämisestä perinteikkäässä yliopisto-organisaatiossa.

Leidenkin yliopisto aloitti Thinking Portfolio -matkansa vuonna 2019. Kim Colman työskentelee yliopistossa Portfolio Managerina ja kehittää projektisalkkua yliopiston tarpeisiin.

“Nautin työskentelystä yliopistossa. Haluan työskennellä organisaatiossa, jolla on merkitystä omassa yhteisössään”, Kim sanoo. 31. tammikuuta 2024 hän pitää Keynote-esityksen Thinking Portfolion Käyttäjäpäivä-tapahtumassa.

Kokemuksia, oppeja ja tulevaisuuden tavoitteita

Kimin mukaan Leidenin yliopisto on tällä hetkellä salkunhallinnan kypsyystasolla 2–3 (asteikolla 1–5). Heidän tavoitteensa on korkeampi, mutta kypsyystason kehittäminen vaatii paljon aikaa ja vaivaa.

“Taso 5 olisi tietysti hieno saavutus, mutta se on pidemmän aikavälin tavoite”, Kim sanoo. Leidenin yliopisto hyödyntää työkaluja, koulutusta ja uusia rakenteita kypsyystasonsa parantamiseksi. Hän huomauttaa, että muutosjohtamista tarvitaan, jotta työkalu saadaan integroitua organisaatiokulttuuriin. “Se vie siis paljon aikaa; tarvitaan toistoa ja päivittämistä.”

Seuraavaksi kehitettäviä aiheita ovat raportointi ja taustatietojen kerääminen vieläkin käyttäjäystävällisempää dashboardingia varten. Kimin esityksessä saamme myös kuulla viimeisten viiden vuoden tärkeimpiä havaintoja ja opittuja asioita.

“Olemme hyvin innostuneita projektinhallinnasta. Olen pitänyt paljon esityksiä siitä, miksi on tärkeää, että tiedot pysyvät ajan tasalla sekä viestintä ja rakenteet yhdenmukaisina. Se on projektin ja koko organisaation etu, että projekti pysyy aikataulussa ja budjetissa.”

Projektisalkku tuottaa etuja kolmella tasolla

Käytännön tasolla työkalu antaa tietoa ja ohjaa projektipäälliköiden työtä. Heidän on pohdittava kaikkia projektien osa-alueita, täytettävä tarvittavat lomakkeet ja seurattava projektimenetelmää.

“Se nostaa projektien ja niiden dokumentoinnin laatua.”

Toiseksi portfolio tukee työskentelyä projektin sisällä. “Harkitse ennen kuin hyppäät, katso kuinka paljon rahaa tarvitset, kuka on vastuussa ja niin edelleen”, Kim kuvailee.

Kolmanneksi projektisalkku tehostaa priorisointia. Taloudellisesta näkökulmasta se auttaa varmistamaan, että rahat käytetään hyvin.

“Portfolio auttaa organisaatiota puhumaan samaa kieltä. Tarvitsee vain seurata salkun vaiheita, ja se auttaa päätöksentekijöitä ja hallitusta työssään. He voivat vertailla asioita, jotka on ilmaistu samalla terminologialla ja samassa muodossa”, Kim kiteyttää hyödyt.

 

Lisätietoja Kimin Keynote-puheenvuorosta ja 31.1.24 järjestettävän Thinking Portfolion Käyttäjäpäivän ohjelmasta täältä: https://thinkingportfolio.com/kayttajapaiva2024/

 

Kirjoittaja: Tyyne Taunila, Thinking Portfolio