Projektiarvioinnin kautta uusi suunta eteenpäin

Laboratorioautomatisaatioratkaisuja sekä systeemejä valmistava Thermo Fisher Scientific oli keväällä 2021 identifioinut tarpeen tehdä arviointia käynnissä olevaan suureen tuotekehityshankeeseen. Hankkeessa haluttiin pysähtyä hetkeksi ja arvioida toimintaa ulkopuolisen arvioijan ja mallin toimesta. Päätarkoituksena oli pysähtyä kuuntelemaan hanketiimiä, kartoittaa hyvin toimivia asioita ja hankkeen nykytilaa sekä luoda uusi tiekartta hankkeelle.

Thermo Fisherin tuotekehitykseen keskittyvä toiminta on hyvin projektikeskeistä. Tyypillisesti hankkeet ovat suuria ja pitkiä, koska terveydenhuollon säännökset ovat tiukkoja ja monimutkaisia, jotta potilasturvallisuus voidaan taata kaikissa tilanteissa. Säännökset myös vaihtelevat kansainvälisesti paljon, joten eri markkinoille pääsemiseksi vaaditaan paljon työtä. Yritys toimii kaikilla mantereilla ja lähes kaikissa maissa.

”Keskimäärin tämänkaltainen laaja automaattinen järjestelmähanke tällä alalla kestää 10 vuotta, koska toimiala on vahvasti säännelty. Kyseisessä hankkeessa työskentelee yli 100 hengen kansainvälinen työryhmä eri alojen huippuasiantuntijoita, suurin osa Suomessa, Vantaalla”, Thermo Fisher Scientificin projektitoimiston johtaja Senior Manager, PMO Antti Ylöstalo kertoo.

Uusi vaihe ja pysähtymisen paikka

Kansainvälinen hanke oli aloitettu useampi vuosi sitten. Laajaan hankkeeseen liittyy laitekehitystä, kuten mekaniikkaa, elektroniikkaa, robotiikkaa, automaatiota, ohjelmistosuunnittelua ja bioinformatiikkaa sekä luonnontieteellistä tutkimusta ja kehitystä, kuten kemiaa, analyyttisia menetelmiä ja näytteenkäsittelyä. Hanke, jossa kehitetään täysin uutta teknologiaa ja menetelmiä kliinisiin analyyseihin, ja tehdään samalla tieteellistä tutkimusta, on yritykseltä valtava investointi. Työn etenemistä seurataan tarkasti joka vaiheessa. Lopputuloksena on automaattinen järjestelmä, joka soveltuu ihmisestä otetun näytteen käsittelyyn ja potilaiden nopeaan sekä tehokkaaseen hoitoon, joka on ensisijaisen tärkeää kriittisesti sairaiden potilaiden hoidossa. Nopealla ja tehokkaalla automatisoidulla järjestelmän avulla voidaan pelastaa ihmishenkiä.  

”Hanke oli edennyt jo pitkälle. Olimme siirtymässä uuteen vaiheeseen ja tähän liittyen halusimme arvioida toimintaa ja luoda tiekarttaa eteenpäin. Monimutkaisissa ja pitkissä hankkeissa toimintaa tulee mukauttaa jatkuvasti, sillä riippuvuuksia on paljon eri suuntiin ja hankkeen eri vaiheissa tarvitaan erilaisia projektinhallintaan ja johtamiseen liittyviä toimintatapoja. Pitkän hankkeen aikana myös markkinakenttä voi muuttua. Aika ajoin on hyvä pysähtyä ja tarkastella tarkemmin tilannetta ja toimintatapoja, jotta toimintaa voidaan jatkuvasti parantaa ja mukauttaa eri vaiheisiin", Ylöstalo mainitsee.

”Oli aika miettiä, mikä toimii hyvin, missä olisi kehitettävää ja luoda uusi tiekartta sekä suunnitelma.Tämän arvioinnin toteuttamiseen päätettiin hankkia ulkopuolinen toimija, jolla olisi laaja kokemus ja näkemys vastaavista hankkeista muista yrityksistä. Ulkopuolinen arvioitsija voi saada kysymyksillään ja valmiilla prosessilla esiin asioita, joita sisäisesti ei välttämättä havaittaisi sisäisten roolien ja toimintatapojen vuoksi.”

Hankkeella oli edessä johdon raportointi lähitulevaisuudessa, ja siihen piti saada aineistoa hankkeen tilasta sekä seuraavan vaiheen tiekartasta. Siksi arviointiprosessi haluttiin toteuttaa mahdollisimman tiiviisti ja ketterällä aikataululla. Tarvittiin aikatauluun taipuva, kansainvälisesti kokenut ja osaava kumppani.

”Aluksi mietimme kansainvälistä konsulttitoimistoa, mutta hyvin tiiviistä aikataulusta johtuen totesimme, että tarvitsemme lähellä olevan ketterän toimiston, joka sopeutuu tähän aikatauluun. Koimme tärkeänä myös, että voisimme tehdä arvioinnin suunnittelua suomeksi ja ainakin osittain kasvokkain yhteisissä palavereissa toimistolla ja edelleen tehostaa prosessia”, kertoo Ylöstalo.

”Otin yhteyttä Projektiammattilaisiin ja sainkin muutaman toimiston nimen. Toimistojen kanssa käytiin läpi vaatimukset ja saimme heiltä tarjoukset etenemisestä. Kumppaniksi valikoitui Verona Consulting ja menetelmäksi IPMA:n Project Excellence.”

Johdon tuki välttämätön kun aikataulu on tiukka

Aikataulutavoitteeksi asetettiin viisi viikkoa, ja se toteutui kuudessa viikossa. Senior Executive Consultant Jori Kosonen Verona Consultingista kertoo, että yleensä vastaava arviointiprosessi vie 2–3 kuukautta, joskus puolikin vuotta. Jotta tiivistetyssä aikataulussa oli mahdollista pysyä, tarvittiin johdon vankka tuki.

"Aikataulu määriteltiin tiukaksi muun muassa siksi, että isossa hankkeessa jo pelkät henkilöstökulut ovat suuret. Päämotivaattorina oli kuitenkin raportointi yrityksen johdolle, ja sille oli määritelty aikataulu etukäteen”, Ylöstalo kertoo.

”Ylin johto sitoutui arviointiin ja aikatauluun, mikä olikin ehdottoman tärkeää onnistumiselle. Heiltä saatiin myös apua tärkeiden sidosryhmien kontaktointiin ja arviointiprosessiin sitouttamiseen.”

Myös Jori Kososen mukaan johdon ja sidosryhmien saaminen aktiivisesti mukaan on aikataulullisesti tiiviin projektin onnistumisen edellytys.

”Projektitiimiltä löytyy yleensä aikaa. Johdon kalenteri on usein täynnä ja toisaalta sidosryhmien tavoittaminen voi olla vaikeaa ilman johdon kontakteja”, hän painottaa.

Antti Ylöstalon mukaan aikataulupainetta helpotti, että arvioinnilla oli koko liiketoimintayksikön vahva tuki. Liiketoimintayksikön johto oli valmis järjestämään sekä aikaa että resursseja arvioinnin toteuttamiseen.

”Pyöritimme hanketta arvioinnin rinnalla koko ajan, mutta arviointiprosessin tekeminen oli määritetty tärkeimmäksi tavoitteeksi koko hankkeelle. Näin saimme ihmiset osallistumaan ja sitoutumaan prosessiin”, Ylöstalo mainitsee.

Merkityksellinen työ kannustaa

Antti Ylöstalo korostaa, että Thermo Fisherin tärkeä ja yhteiskunnan kannalta merkityksellinen työ kannustaa henkilöstöä ponnistelemaan hankkeiden onnistumisen eteen. Jori Kosonen mainitsee, että myös konsulttitiimissä pidettiin tärkeänä päästä auttamaan merkityksellisessä työssä. Molemmat vakuuttavat, että tiimin ja ulkopuolisen toimijan välillä vallitsi hyvä yhteishenki ja yhteinen halu onnistua arviointityössä.

Työskentelytapoina käytettiin muun muassa työpajoja ja haastatteluja, joiden avulla saatiin paras ymmärrys vahvuuksista ja kehittämiskohteista. Lean-työkalujen avulla laadittiin matriisi, mitkä toimintatavat toimivat hyvin, mitä voitaisiin edelleen kehittää sekä niiden esiintyvyyttä ja vaikutusta. Arviointiin osallistui kaikkiaan noin 50 henkilöä. Eri henkilöiltä vaadittu työaika vaihteli päivistä muutamaan viikkoon. Tottumus etätyöhön helpotti ihmisten saavutettavuutta virtuaalisesti ja globaali arviointi voitiinkin toteuttaa näin hyvin tehokkaasti.

Opittu leviää organisaatiossa laajalle

”Käytännön tasolla saimme loppuraportissa kuvan hankkeen tilasta, ja se auttaa strategisessa ja operatiivisessa päätöksenteossa. Kokonaisvaltainen hyöty on 1+1=3 eli tuotos on tärkeämpi kuin vain yhden projektin arviointi”, Ylöstalo painottaa.

”Arvioinnin aikana sekä loppuraportissa saimme paljon rakennusaineita koko projektitoiminnan vahvistamiseen. Tarkoitus on esitellä lähitulevaisuudessa arvioinnin tuloksia laajemminkin organisaatiossa”

Yleisellä tasolla Ylöstalon mukaan yrityksen projektikulttuurissa on tärkeää määritellä esimerkiksi mikä on projektipäälliköiden rooli, miten organisaatiorakenne tukee projekteja sekä miten projektien rooli ylipäänsä nähdään yrityksessä. Hän painottaa, että koska yritykselle lisäarvoa tuova työ tehdään käytännössä aina projekteissa niiden pitää olla täysin keskiössä strategian luomisessa sekä operatiivisessa päätöksenteossa. Onkin hienoa nähdä, että viimeisten vuosien aikana Thermo Fisherillä on perustettu useita projektitoimistoja, muokattu rakenteita tukemaan tehokasta projektitoimintaa sekä keskitytty yleisesti projektitoiminnan kehittämiseen. Tämä mahdollistaa laajojen ja säädeltyjen hankkeiden onnistumisen ja sitomisen yrityksen strategiaan.

”Jotta tämänkaltainen pitkä ja monimutkainen hanke voi onnistua sillä täytyy olla vahva tuki ja luottamus organisaation kaikilta tasoilta sekä sidosryhmiltä. Keskustelun täytyy olla avointa ja läpinäkyvää kaikilla tasoilla. Hanketiimi saa tulokset aikaan, ja siksi yhteishengen luominen, selkeät tavoitteet ja prioriteetit ovat ensisijaisen tärkeitä tiimin motivaation kannalta”, Ylöstalo painottaa.
 

---

Project Excellent -malli

• jatkuva oppiminen ja parantaminen
• jatkuva dialogi, avoimuus ja luottamus eri tasoilla organisaatiossa
• sidosryhmien hallinta
• viestinnän merkitys
• tiimin motivaatio, selkeä strategia, tavoitteet ja prioriteetit
• mittarit projektin eri osa-alueille ja tarkoituksiin
• ulkopuolisen arvioitsijan tuoma näkemys

---

Thermo Fisher Scientific

Thermo Fisher Scientific on high tech -yritys, joka valmistaa laboratoriolääketieteeseen liittyviä laitteita ja kulutustuotteita kuten analyysilaitteita, kemikaaleja ja laboratoriotarvikkeita. Maailmanlaajuisesti yrityksellä on yli 90 000 työntekijää. Suomessa työskentelee yli 1 000 henkilöä, joista 640 Vantaankoskella ja 460 Joensuussa.

Suomessa yritys kehittää, valmistaa ja markkinoi pipettejä, kuoppalevy- ja molekyylibiologian laitteita, kliinisen kemian analysaattoreita ja näihin kuuluvia reagensseja ja kulutustavaroita. Lisäksi yritys tarjoaa laboratorioautomaatioratkaisuja sekä systeemejä elintarvikkeiden, pesuaineiden ja lannoitteiden laadunvalvontaan sekä vesi- ja ympäristöanalytiikkaan.

Yrityksen missiona on, että sen asiakkaat voivat tehdä maailmasta turvallisemman, puhtaamman ja terveellisemmän. Yritys palveleekin tiedeyhteisöä hyvin laajalla rintamalla. Yritys on ollut vahvasti mukana tukemassa tiedeyhteisöä taistelussa Covid-19 virusta vastaan viimeisten vuosien aikana. Tähän liittyen yritys tuottaa tarvittavia laboratoriolaitteita, kertakäyttötavikkeita, COVID-19 testejä ja tukee myös rokotekehitykseen ja valmistukseen liittyviä aktiviteetteja.