Mutkikkaan projektin riskit hallitaan parhaiten yhteistyönä

Mitä monimutkaisempi projekti, sen kiinteämmin sen onnistuminen on sidoksissa ihmisten väliseen sitoutumiseen ja keskinäiseen viestintään. Laajoissa projekteissa on moniulotteisia riskejä, mutta myös mahdollisuuksia. Näiden tunnistaminen yhdessä avaa mahdollisuuksia kehittää paitsi projektihallinnan, myös koko organisaation kulttuuria kestävään suuntaan.

Projektien monimutkaisuus haastaa riskienhallinnan

Riskienhallinta on keskeisessä roolissa erityisesti suurissa, pitkäkestoisissa tai muuten monimutkaisissa projekteissa, joissa mahdollisen epäonnistumisen riski on korkea ja hintalappu kallis. Osallistava lähestymistapa riskienhallintaan ottaa huomioon projektiin osallistuvien sidosryhmien erilaiset osaamisalueet ja näkökulmat. 

Eri näkökulmia kuulemalla ja yhdistelemällä monimutkaisenkin projektin riskit saadaan yhteiseen näkymään. Sitä kautta riskeistä päästään keskustelemaan yhdessä, ja niiden hallitseminenkin sujuu koordinoidusti yhteistyönä.

Millainen on ’monimutkainen projekti’?

Monimutkaisia ja haastavia projekteja tehdään lukuisilla toimialoilla ja yhteiskunnan osa-alueilla. Rakentaminen, teolliset investoinnit sekä geotekninen suunnittelu vaativat monialaista yhteistyötä, tarkkaa suunnittelua ja jatkuvaa riskienhallintaa, jotta projekteissa voidaan vastata aikataulu-, budjetti- ja laatuvaatimuksiin. Toisaalta myös aineettomammat, mutta paljon aikaa ja resursseja sitovat hankkeet, kuten kehitysyhteistyö, isot IT-projektit sekä julkishallinnon kehittämiseen tähtäävät hankkeet asettavat haasteita riskienhallinnalle.

Kompleksisille hankkeille on ominaista niiden luontainen epävarmuus , joka syntyy 
● keskinäisistä riippuvuuksista
● dynaamisesta toimintaympäristöstä
● monista sidosryhmistä 
● mittavasta suunnittelutyön ja asiantuntemuksen tarpeesta. 

Monimutkaiset hankkeet muodostavat monimutkaisen riskinäkymän. Lukuisat sidosryhmät voivat jo pelkällä olemassaolollaan johtaa viestinnän haasteisiin ja keskinäisiin ristiriitoihin. Kustannuksiin liittyy oleellisia riskejä, jotka johtuvat vaikeudesta luoda tarkkoja kustannusarvioita pitkän projektin alussa. Nopean koronnousun vaikutukset koko rakennusteollisuuteen ovat tästä kenties ilmeisin tuore esimerkki. Ja myös projektityön laatu voi kärsiä johtuen projektin laajuudesta, budjetista, aikataulupoikkeamista tai näistä kaikista. 

Sidosryhmien osallistaminen on kaksisuuntaista viestintää

Varsinkin teknisluonteisten projektien läpivientiin liittyvä terminologia saattaa joskus hämärtää sitä, että projekteja tekevät aina ihmiset.  Sidosryhmiin kuuluvat oman organisaation asiantuntijat, mutta tärkeitä ovat myös alihankintaketjun toimijat eri yrityksissä, julkiset ja poliittiset tahot sekä joskus myös kuluttajayleisö, vaikkapa jonkin asuinalueen asukkaat. 

Kun hankkeeseen liittyy laaja joukko sidosryhmiä, osallistamisen rooli korostuu riskienhallinnassa. Osallistaminen edistää jaetun omistajuuden ja yhteistyön tunnetta; sitä että haasteet ja mahdollisuudet eivät kuulu vain ’jollekin muulle’ vaan myös minulle.

Projektiriskien hallinnassa käytetyt ohjelmistotyökalut on tarkoitettu ‘pitämään langat johdon käsissä’. Sidosryhmien osallistaminen on lankojen käsissä pysymisen kannalta tärkeä elementti: Kuuntelemalla ja informoimalla projektin kannalta tärkeitä ihmisiä läpi riskienhallintaprosessin projektin johto voi varmistua siitä, ettei piileviä mutta tunnistettavissa olevia riskejä jää tutkan ulkopuolelle.

Mitä monimutkaisempi ja pitkäkestoisempi projekti, sen kiinteämmin sen onnistuminen on sidoksissa inhimilliseen elementtiin; t iimin jäsenten väliseen sitoutumiseen ja viestintään sekä heidän kykyynsä päättää yhdessä, mitkä tiedot ovat merkityksellisiä ja mitkä toimenpiteet ja johtopäätökset ovat päteviä. 

Monimutkaiset projektit avaavat riskejä, mutta myös mahdollisuuksia

Laajoissa projekteissa on siis moniulotteisia riskejä, mutta myös mahdollisuuksia. On olemassa runsaasti tutkittua tietoa siitä, että pelkkä negatiivisten riskien aktiivinen tunnistaminen ja niistä avoimesti keskusteleminen auttaa ehkäisemään niitä. Tämä on iso mahdollisuus kehittää organisaation koko kulttuuria turvalliseen suuntaan, mikä kannattaa tiedostaa ylimmässä johdossa.

Kestävyyden ja kilpailukyvyn nimissä organisaatioiden kannattaa arvioida projektejaan myös siitä näkökulmasta, että laadukas ja osallistava riskienhallinta voi tuottaa uusia ideoita toiminnan tehostamiseen, kustannussäästöihin sekä esimerkiksi vastuullisuustavoitteiden saavuttamiseen. Yhdessä tehdyt oivallukset voivat edelleen vauhdittaa vahvan ja turvallisuuteen tähtäävän kulttuurin juurtumista työyhteisöön.