Tehokas projektinhallinta on kaikkien etu - onnistuneen projektin takaa kolme tekijää

Oikein suunniteltu ja toteutettu projektinhallinta auttaa saavuttamaan projektin tavoitteet. Toimiva projektinhallinta tuo tilannekuvan ja läpinäkyvyyden projektin eri vaiheiden etenemisestä, säästää resursseja ja näkyy lopputuotteen tai palvelun laadussa.

Onnistuneen projektin takaa löytyy kolme tekijää, joiden jokaisen pitää olla kunnossa: johtaminen, prosessit ja työkalut. Johtamismallin pitää olla selkeä eli miten ja missä tehdään projektin kannalta keskeiset päätökset ja miten varmistetaan tiedonkulku ja viestintä keskeisten sidosryhmien välillä.

Toiseksi projektin prosessien pitää olla kunnossa. Ilman toimivia prosesseja jokainen projekti on täysin riippuvainen yksittäisten henkilöiden kompetenssista sekä heidän mielikuvastaan projektin tilanteesta. Hankkeen etenemisen seuranta, aikatauluhallinta, kustannusseuranta ja riskien läpikäyminen pitää olla toimivaa.  

Kolmanneksi projektinhallinnan työkalujen pitää olla laadukkaat eli käytännössä selainpohjaiset ja reaaliaikaiset. Työkalut tukevat johtamista ja prosesseja. Näin varmistetaan ketterä ja oikea-aikainen päätöksenteko, tuodaan projektiin tarvittavaa läpinäkyvyyttä ja reaaliaikaisuutta, varmistetaan tavoiteltu laatu sekä hankitaan kokemusta ja oppia seuraaviin projekteihin.

Mikä tahansa seurantatyökalu ei kuitenkaan takaa onnistumista ts. datan seuraaminen ja kerääminen ei yksin takaa onnistunutta projektinhallintaa. Hyvillä työkaluilla voidaan tiivistää ja yksinkertaistaa monimutkaisia asioita yksinkertaiseksi esitystavaksi, joka laskee kognitiivista kuormaa ja siten helpottaa päätöksentekoa.

”Tehokkuus projektinhallinnassa on tehtävän suorittamista mahdollisimman pienin resurssein. Hyvin tehty projektinhallinta, joka sisältää johtamistavan, työkalut ja prosessit poistaa projektin ylimääräistä kohinaa tekemällä toiminnan selkeäksi, läpinäkyväksi ja yksinkertaiseksi parantaen samalla laatua kokonaisuutena”, kertoo Diamond Consulting Oy:n toimitusjohtaja Timo Heiskanen.  

Diamond Consultingin projektinhallinnan palveluihin on luotettu mm.  Länsimetron Matinkylä-Kivenlahti-osuuden tilannejohtamisen mallin luomisessa sekä Länsirata Oy:n suunnittelun apuna.

Onnistuneessa projektinhallinnassa ongelmat ratkotaan ennen niiden syntymistä. Ilman ajantasaista ja oikeaa dataa tähän ei ole mahdollisuutta ja projekteissa ajaudutaan tulipalojen sammuttamiseen, viivästyksiin, kustannusylityksiin ja laatuongelmiin.

”Kokemukseni mukaan kehittyneillä prosesseilla, johtamismallilla ja hyvillä työkaluilla luodaan kyky saavuttaa hankkeen tavoitteet aikataulussa, budjetissa ja halutussa laatutasossa. Tämä johtuu järjestelmän kyvystä nostaa organisaation kompetenssia sekä kykyä ymmärtää ja saavuttaa tavoitteet onnistuneesti.”

Tilannekuvamalli sekoitetaan monesti raportointiin.

”Raportoinnin avulla ei pyritä aktiiviseen päätöksentekoon. Se on kuin postikortti, joka on vastaanottajalle tiedoksi. Tilannekuvamalli pyrkii tuomaan esille asiat, jotka vaativat reagointia sekä näiden priorisointijärjestyksen, joka useimmiten tulee aikataulusta”, Heiskanen jatkaa.

Jokaisesta projektista on mahdollisuus oppia. Kaikkien projektissa mukanaolevien (esimerkiksi tilaaja, johto, osakkaat, alihankkijat, sidosryhmät) tehokkuus ja toiminnan ennakoitavuus kehittyvät.

”Julkinen sektori voi ottaa oppia teollisuuden prosesseista ja projektimalleista ja toteuttaa hankkeita ja projekteja laadukkaasti sekä tehostaa siten omaa toimintaansa tässä taloudellisessa tilanteessa.  Projektin aikainen toiminnan korkea laatu siirtyy myös lopputuotteen tai palvelun laatuun”, Heiskanen summaa.

Kirjoittaja:

Diamond Consulting Oy, toimitusjohtaja Timo Heiskanen, puh. 050 322 9175, timo.heiskanen@diamondconsulting.fi

Kuva: M. Partanen/Länsimetro Oy