Aika kortilla - Laajan muutoshankkeen läpivienti kireässä aikataulussa

Keski-Suomen sairaanhoitopiirin uuden keskussairaala Novan toiminta käynnistyi 19.1.2021. Vain pari viikkoa myöhemmin helmikuun alussa uuden sairaalan tiloissa aloitti myös Sydänsairaala Nova. Se syntyi liikkeenluovutuksen yhteydessä Sydänsairaalan ottaessa vastuulleen sydänpotilaiden hoidon alueella. Päätös liikkeenluovutuksesta oli tehty joulukuussa 2020, joten muutoshankkeen suunnitteluun ja toteutukseen jäi vain vähän aikaa.

Toimin tässä muutoksessa hankepäällikkönä ja vastasin sen IT-osuudesta. Liikkeenluovutuksessa Sydänsairaalalle siirtyi noin 80 sairaanhoitopiirin työntekijää, joiden keskeytyksetön työskentely piti varmistaa siirrosta huolimatta. Muutokseen liittyi mm. työasemat, puhelimet, käyttäjätunnukset, hr-järjestelmät, työajanseurantaratkaisu, toimistojärjestelmät ja kliinisen työn edellyttämät tuotantojärjestelmät ICT-infravaatimuksineen. 

Hyppäsin hankkeeseen mukaan tammikuun alussa, jolloin sen suunnittelu oli jo pitkällä. Kireän aikataulun vuoksi aikaa ei ollut hukattavaksi, vaan asiat täytyi saada etenemään toteutukseen ripeästi. Keskeisimmät onnistumisen avaimet tältä osin olivat kattava dokumentaatio suunnitteluvaiheesta ja Sydänsairaala Novan uusissa tiloissa vierailu, jonka aikana tapasin tärkeimmät yhteyshenkilöt siirtyvästä henkilöstöstä. Hankkeeseen osallistui noin 10 eri organisaatiota, joista jokainen vastasi tietyn järjestelmän tai palvelun tuottamisesta. Työajastani iso osa kului eri osapuolten aikataulujen yhteensovittamiseen ja tiedonvaihtoon toimijoiden kesken.

Hanke onnistui suunnitelmien mukaisesti. Työnteon välttämättömyydet saatiin ratkaistua toiminnan aloitukseen mennessä, ja toimintaa parantavat sekä Sydänsairaalan käytäntöjen mukaiset lisäjärjestelmät saatiin käyttöön kesään mennessä. Hankepäällikön silmin tästä jäi käteen oppeja, joita voi soveltaa laajasti muissakin sote-sektorin isoissa muutoshankkeissa:

Hankkeen tavoitetila

Hankkeen tavoitetila oli selvillä heti alussa ja se kyettiin viestimään minulle ymmärrettävästi. Lisäksi asiat oli selkeästi priorisoitu. Ilman tätä hanke ei olisi onnistunut näin kireässä aikataulussa, koska hankepäällikkönä olisin joutunut hakemaan päätöksiä jatkuvasti pysyvältä organisaatiolta. Tavoitetilan selkeyden vuoksi pystyin peilaamaan ratkaistavia yksityiskohtia kokonaisuuteen ja ohjaamaan toimittajien työtä ilman turhaa viivettä.

Hankkeen budjetti

Hankkeen budjetti oli riittävän joustava ja tarkoituksenmukaiset kustannukset hyväksyttiin ilman, että jokaista yksityiskohtaa lähdettiin kustannusoptimoimaan. Toisenlaisissa olosuhteissa olisi voinut olla mahdollista säästää joissakin kohdin, mutta tällöin kireän aikataulun saavuttaminen ei olisi onnistunut. Tämän osalta onkin hyvä muistaa vanha projektinhallinnan lainalaisuus, jonka mukaan vain projektin aikataulua, budjettia tai laajuutta ei ole mahdollista muuttaa, vaan näistä vähintään kaksi muuttuu samaan aikaan.

Viestintä hankkeessa

Hankkeessa oli käytössä tarkoituksenmukaiset viestintätavat kunkin osapuolen kanssa. Varsinkaan kireässä aikataulussa toimittaessa en näe itse mahdolliseksi, että hankepäällikkö sanelisi muille viestintäkanavat, vaan hankepäällikön tulee etsiä tavat, joilla eri osapuolet tavoittaa parhaiten. Käytännössä osapuolesta riippuen käytin asioiden edistämiseen puhelinta, sähköpostia, useita eri pikaviestimiä jne. - viestintäkanavaa tärkeämpää on se, että tieto liikkuu ja hankepäälliköllä on ajan tasainen kokonaiskuva tilanteesta.

Hankepäällikön rooli

Hankepäällikön rooli oli ennen kaikkea onnistumisen mahdollistaja, ei oikean toteutustavan määrittäjä. Monitoimittajahankkeissa kukaan osapuoli ei pääse onnistuneeseen lopputulokseen yksin, vaan paras tulos syntyy yhteistyöllä. Näen hankepäällikön roolin ennen kaikkea yhteen sovittajana: aikataulu pitää laatia kaikkien osapuolten reunaehdot huomioiden ja mahdolliset ongelmatilanteet pyrkiä ratkaisemaan nopeasti, jotta niistä muiden osapuolten töille aiheutuva haitta saadaan minimoitua. Yksi hankepäällikön keskeisimmistä tehtävistä onkin ratkaisujen etsiminen ongelmatilanteissa, jotta toimittajat pääsevät tekemään työnsä ja yhdessä päästään kohti parasta mahdollista lopputulosta.

Tulevaa hyvinvointialueuudistusta silmällä pitäen sote-sektorilla on kuluvan vuoden aikana paljon tiukan aikataulupaineen alaisia projekteja tehtävänä. Pidetään projektiammattilaisina huoli, että nämä yhteiskunnan toiminnan kannalta kriittiset projektit saadaan onnistuneesti maaliin!

 

Juuso Koivula työskentelee Senior Project Managerina Notkia IT:llä. Hän on erikoistunut vaativiin erikoissairaanhoidon IT-hankkeisiin ja -projekteihin, joissa korostuu läpi organisaation ulottuva muutosjohtaminen.

 

Kuvat: Laura Tammisto / Studio Torkkeli