Arki toimintamallien takana – havaintoja projektiammattilaisten haastatteluista

Alkuvuonna 2021 joukko Aalto-yliopiston opiskelijoita haastatteli kurssityönään kolmeakymmentä projektiammattilaista eri aloilta. Haastattelut tarjosivat valaisevan ikkunan tämän päivän projektiammattilaisen käytännön arkeen.

Millaista on projektiammattilaisten arki heidän itsensä kertomana? Tätä lähtivät selvittämään Aalto-yliopistossa pitämäni projektikurssin opiskelijat tammikuussa 2021. Projektiammattilaiset ry:n suosiollisella avustuksella he saivat haastateltavikseen kaikkiaan 30 kokenutta projektiammattilaista. Haastatelluilla oli vankkaa kokemusta mm. IT-, tuotekehitys-, rakennus- tai kehittämisprojektien parista.

Suurin osa haastateltavista työskenteli projektien päivittäisjohtamisen parissa, osa PMO- tai kehittämistoimistotehtävissä. Haastatteluissa heitä kaikkia pyydettiin kertomaan  näkemyksiään ja kokemuksiaan alansa projektiammattilaisen työarkeen liittyvistä teemoista.

Haastattelujen tarkoituksena oli ennen kaikkea tarjota opiskelijoille projektioppaita konkreettisempaa kuvaa projektiammattilaisten työstä. Tässä haastattelut myös onnistuivat erinomaisesti. Haastatteluaineistosta kokonaisuutena voi kuitenkin tehdä  monia yleisemmän tason havaintoja tämän päivän projektiammattilaisten arjesta.

Seuraavassa esitän näistä havainnoista kolme keskeisintä nostoa. Vaikka ne perustuvat varsin rajattuun määrään haastatteluja, vastaavat käytännön kokemukset eivät liene vieraita muillekaan projektien parissa työskenteleville.

1. Työn keskiössä vuorovaikutus

Haastattelujen perusteella vuorovaikutus ihmisten kanssa on projektiammattilaisten arjessa selvästi isommassa roolissa kuin projektinhallinnan muodolliset toimintamallit ja työkalut. Vaikka toimintamalleilla ja työkaluilla on projektiammattilaisen työssä oma merkityksensä, niiden rooli ei vaikuta olevan niin keskeinen kuin useimmat projektioppaat antavat ymmärtää.

Haastatteluissa nimenomaan vuorovaikutus näyttäytyy olennaisena osana projektiammattilaisen arkea. Toki haastateltavat puhuvat vaihtelevassa määrin myös toimintamalleista ja työkalujen käytöstä. Kaikille haastatelluille vuorovaikutus on kuitenkin se varsinainen keino viedä asioita käytännössä eteenpäin eri sidosryhmien edustajien kanssa.
 

2. Etäpalaveria pukkaa – muttei ongelmitta

Kenellekään ei ole varmasti yllätys, että iso osa haastateltujen projektiammattilaisten arkisesta vuorovaikutuksesta tapahtuu erilaisissa palavereissa. Näin pandemia-aikana niistä suurin osa tai jopa kaikki on järjestetty etänä.

Vaikka eräs haastateltavista kertoi etäpalaverien jopa parantaneen tiedonkulkua projekteissa, monille haastatelluille jatkuvat etäpalaverit ovat merkinneet lähinnä vuorovaikutuksen ja yhteistyön hankaloitumista. Etäpalavereissa ihmiset eivät kohtaa toisiaan samalla tavalla kuin yhteisen pöydän ääressä. Etänä toimittaessa myös palaverien ulkopuolinen epävirallinen ja spontaani vuorovaikutus jää käytännössä pois.

3. Organisaation sisäinen tuki tärkeää

Haastatteluissa puhuttiin myös työssä tarvittavasta käytännön tuesta. Sen osalta haastatteluissa korostui organisaation sisäisen tuen merkitys. Erityisesti omien esimiesten tuki on projektiammattilaisille olennaista, mutta myös muilta oman työpaikan kollegoilta saatu tuki ja sparraus ovat tärkeitä.

Osa haastateltavista kertoi lisäksi hakevansa aktiivisesti tukea työhönsä myös organisaationsa ulkopuolelta. Koulutusten ja kirjallisuuden ohella mainintoja saivat myös erilaiset verkostot sekä nimenomaan Projektiammattilaiset ry:n kautta saatava ammatillinen tuki.

Lopuksi

Esittämäni havainnot ovat luonnollisesti vain pintaraapaisu tehdyistä haastatteluista. Ne saattavat myös tuntua itsestäänselvyyksiltä projektiammattilaisille. Huomionarvoista on kuitenkin se, että tällaisia arjen itsestäänselvyyksiä ei alan koulutuksissa ja oppimateriaaleissa juurikaan käsitellä.

Sen sijaan projektiammattilaisten työnkuva esitetään usein hyvin abstraktilla tasolla. Arkisen tekemisen sijaan huomiota kiinnitetään lähinnä erilaisiin työkaluihin ja toimintamalleihin sekä yleisiin kompetensseihin.

Kuitenkin projektiammattilaisena olemisessa olennaisinta on aina viime kädessä se, mitä  työn arjessa todella tapahtuu. Siihen nyt tehdyt haastattelut tarjosivat erinomaisen ikkunan – paitsi haastattelut tehneille opiskelijoille myös meille projektialalla pitempään pyörineille.

Lämmin kiitos vielä kaikille haastatelluille!

Riku Oksman