Elämää pelastavia järjestelmiä

”Elämää pelastavia järjestelmiä!”, kuulin asiakkaan kehuvan. Pysäyttävä lausahdus. ”Elämä”, mitä sillä on tekemistä tietojärjestelmien ja salkunhallinnan kanssa? Onko tässä jokin suurempi tarkoitus, jota olemme ratkaisemassa? Piti pysähtyä hetkeksi miettimään.

Luulin, että tarkoitus on ylläpitää johdon tilannekuvaa ja varmistaa, että johdon strategiset linjaukset välittyvät organisaation tekemiseen. Lisäksi tukea operatiivista toimintaa varmistamalla riittävät resurssoinnit, hallita riskejä ja ratkoa organisaation riippuvuuksista tulleita konflikteja.

Elämää pelastavaa? Työntekijöiden elämässä tämä näkyy hierarkiana, punaisena teippinä ja lisääntyneenä kitkana. Tarkoitus on kyllä jalo. Tiivistää ja jalostaa organisaatiossa olevaa tietoa sopivalle tasolle, jota johto pystyy sisäistämään ja hyödyntämään. Muodostaa sitä kuuluisaa isoa kuvaa analyyttisesti ja johdonmukaisesti.

Omien tuotosten vanki vai joustava vapaus?

Vaihtoehtona raskaille rakenteille ovat suosiota saaneet ketterät työmenetelmät. Näistä voimaantuneet tiimit ovat maistaneet vapautta, kun päätöksen tekemistä on työnnetty alemmas hierarkiassa. Lisääntynyt autonomia on luonut joustavuutta ja tiimeille omia tavoitteita. Arvon tuottaminen on korostunut ja sitä arvoahan me kaikki haluamme tuottaa? Emme kuluttaa aikaa hukkaa aiheuttavissa hallinnollisissa riiteissä ja rituaaleissa. Ehkä näin pelastamme elämää?

Ehkä helpoin tapa ketteröittää jo valmiiksi hierarkkinen ja raskas organisaatio on SAFEttaa kaikki olemassa olevat prosessit, termistö ja tittelit ketteräksi. Kaikki ovat tyytyväisiä siihen, että mitään ei tarvinnut oikeasti muuttaa. Jos joku ei ollut tyytyväinen, toisinajattelija lähetettiin uudelleenkoulutusleirille. Leiriltä takaisin palataan uusi sertifikaatti CV:tä koristamassa ja usko järjestelmään on taas saatu palautettu.

Valitettavasti menestys ei ole taattua vain sillä, että kehitystiimit tuottavat aina enemmän ja enemmän toiminnallisuuksia, joita asiakas ei lopulta edes tarvitse. Jäämme omien tuotoksiemme vangeiksi, jollei niistä koostuvaa kokonaisuutta johdeta. Selkeät tavoitteet ja niiden toteuttamiseksi tarvittavat tuotokset vaaditaan, jotta rajalliset resurssit kohdistuisivat oikeaan tekemiseen. Valitettavasti maistuuko tässä ne hallinnolliset rakenteet ja raportointi, joilta juuri haluttiin välttyä?

Älykkäillä tiedonjyvillä yksinkertaistetaan prosessit

On kyse älykkäistä tiedon jyväsistä. Niistä jokapäiväisistä numeroista, päivämääristä ja tekstin pätkistä, joista tieto lopulta koostuu. Tiedon jyvät ovat olemassa, mutta ilman älyä ne ovat vaikeasti hallittavissa ja levällään. Eri järjestelmissä, eri muodoissa, palvelemassa eri käyttötarpeita, joita käyttäjät ylläpitävät.

Käyttäjille tiedon hallitseminen ei voi olla erilaisia hajallaan olevia lappuja ja lomakkeita, jotka täytyy aluksi löytää ja sitten osata vielä täyttää. Tiedon hallintaprosessi pitää digitalisoida keskitetyksi ratkaisuksi, jossa käyttökokemus on muotoiltu tukemaan käyttäjää. Terminologian pitää olla käyttäjälle tuttua, tarpeettomat valinnat ja toiminnot piilotettuja. Ylimääräiset klikkaukset minimoituja. Yksinkertaisesti prosessi ja sen käyttö pitää virrata ilman esteitä. Pitää tuntea käyttäjien kyvyt ja tarpeet.

Kun tiedon jyväset on saatu virtaamaan tehokkaasti, voidaan aloittaa herkuttelu

Hyödynnä olemassa oleva tieto. Ei ole mitään turhauttavampaa kuin manuaalisesti syöttää samaa tietoa moneen paikkaan. Tietojen vieminen ulos tai sisään valmiiden rajapintojen avulla automatisoi turhat työvaiheet. On panostettava laadukkaaseen master datan hallintaan. Se säästää helposti itsensä takaisin minimoimalla ylimääräiset syötteet ja virhetilanteet, jotka aiheuttavat häiriöitä prosessin virtauksessa.

Laadukkaan tiedon läpinäkyvyys ja saatavuus on suuri voimavara, mutta tietoa pitää lisäksi pystyä suodattamaan. Oikea tieto täytyy kohdistaa oikeille henkilöille oikeassa vaiheessa, jotta he osaisivat sitä tulkita ja reagoida siihen oikealla tavalla. Ylimääräinen näkyvä tieto kun ei aina paranna virtausta. Valitettavasti tiedon salaaminenkin on joskus välttämätöntä, jotta sen voi syöttää osaksi järjestelmää.

Tieto elää ja sen muutoksia täytyy pystyä seuraamaan sekä tapahtuneita virheitä jäljittämään. Versionhallinnan täytyy tapahtua automaattisesti ilman, että sen olemassaoloa edes huomaa. Pelkkä raaka tiedon logitus ei ole riittävää. Muutoksista voidaan johtaa trendejä tai palata aikakoneen tavoin takaisin tutkimaan aikaisempia tilanteita. Tämä luo mahdollisuuksia uuden oppimiselle ja auttaa löytämään ne prosessin virtausta hidastavat ongelmat.

Kun tiedon jyväset on saatu virtaamaan tehokkaasti prosessissa, voidaan vasta aloittaa herkuttelu. Kun kaikki tieto on keskitetysti hallussa, pystytään siitä jalostamaan uutta tietoa aivan uudella tavalla. Tietomassasta voidaan muodostaa visuaalisia salkkuja, rakentaa tiekarttoja, hallita Kanban-työjonoja ja tehdä valintoja priorisointityökaluilla. Päätöksen tekeminen helpottuu, kun yhtäkkiä kokonaisuus onkin hallussa ja tilanteet ovat helpommin ennakoitavissa.

Automatisoidut järjestelmät pelastavat elämää

Emme kuitenkaan ole siinä tilanteessa, että tietoa ei tarvittaisi eri formaateissa. Mutta aikaisemmin aikaa vieneet Excel, Word tai Powerpoint -harjoitteet loistavat poissaolollaan. Dokumenttien rakentaminen voidaan automatisoida valmiilla mallipohjilla tuoreesta tiedosta. Onko copy-paste jäänyt historiaan?

Kaiken tämän muotoilu automatisoiduksi prosessiksi pelastaa elämää. Piilottaa välttämättömiä rakenteita ja hierarkioita, joiden kanssa joudumme taistelemaan. Luo uusia mahdollisuuksia tehdä asioita, joihin meidät eikä robotit on luotu. Avuksemme tarvitsemme vain älyä niihin tiedon jyviin, joita hallitsemme.
COO Keto Software Oy

Halonen on Keto Softwaren operatiivinen johtaja ja yksi yrityksen perustajista. Hänellä on vahva tausta tietojärjestelmien kehittämisessä, joka antaa mahdollisuuden syventyä ongelmanratkaisuun tiimin kanssa ja hyödyntää hänen laajaa teknistä asiantuntemustaan.