Keskitetty projektisalkkujen hallinta toimii Tampereella

Tampereen kaupunki on parantanut määrätietoisesti kehittämistyön johtamista. Työn ytimessä ovat olleet Projektitoimisto ja salkunhallintajärjestelmä, jota on käytetty nyt yli viisi vuotta.

Alkuvuonna 2021 Tampereen kaupungilla oli meneillään 234 kehittämisprojektia ja projektien keskitetty hallinta on välttämätöntä.

Työvoiman riittävyys on monen projektin haaste, Sirpa Kolehmainen toteaa. Kuva: Tampereen kaupunki

Tampereen kaupungin kehittämissalkun avulla johdetaan palvelujen, toiminnan ja hallinnon kehittämiseen liittyvät tutkimus-, rahoitus- ja kehittämisprojektit, mukaan lukien ICT-kehittäminen.

“Tällä hetkellä kehittämisen kaupunkitason painopisteisiin kuuluvat esimerkiksi toiminnan ja palveluprosessien uudistaminen, hiilineutraaliuden edistäminen, työntekijäkokemuksen parantaminen ja lasten ja nuorten hyvinvointierojen kaventaminen. Painopisteet voivat muuttua valtuuston vaihtuessa”, Kolehmainen sanoo.

Jalkautus eri tahtiin eri toimialoilla

“Täytyy osata varata aikaa, rahaa ja resursseja projekteihin. Ennen järjestelmän tuloa projektinhallinta oli epäselvää, mutta nyt meillä on hyvä näkyvyys kokonaisuuteen, ja pystytään tavoittelemaan myös kehittämistyön parempaa laatua”, Kolehmainen kuvaa.

Kun salkunhallintajärjestelmä oli hankittu, alkoi käyttöönottovaihe. Tampereen kaupungilla on monia, keskenään erilaisia palvelualueita, ja aluksi jalkautus vaati sitä, että projektitoimisto vei asiaa eteenpäin johtoryhmissä.

Muutosta perusteltiin hyödyllä: haluttiin nähdä entistä tarkemmin kokonaiskuva ja lisäksi päätöksenteosta haluttiin läpinäkyvää. Kehittämistoiminnan tuli olla strategista ja vaikuttavaa. Päällekkäisyydet piti karsia.

“Jalkautusta on helpottanut viime vuosina eri toimialoille saatu roolitus tätä varten: olemme saaneet kehittämispäälliköitä, joille nämä asiat kuuluvat. Roolitus on todella tärkeä asia.”

Osa yksiköistä otti Kolehmaisen mukaan uuden järjestelmän nopeasti käyttöön salkunhallinnassaan, osassa oli enemmän muutosvastarintaa.

“Osa johtoryhmistä koki sapluunan mukaan toimimisen suorastaan tylsäksi. Olemme kuitenkin menneet vuosien mittaan isoja askelia eteenpäin ja nyt on tunnistettu, että järjestelmä tukee suunnittelua ja johtamista. Raportointi ohjausryhmille onnistuu myös hyvin järjestelmän kautta.”, Kolehmainen kuvaa.

Elävässä elämässä asioita suunnitellaan myös muualla, vaikka on olemassa salkunhallintajärjestelmä, ja niitä kirjataan järjestelmään vasta melko valmiina. Valtaosalla kaupungin projekteihin osallistuvista ei ole projektiosaamista, vaan he ovat muiden alojen asiantuntijoita, joita Projektitoimisto tukee, auttaa ja valmentaa.

Näkymä Tampereelta Pyynikinharjulta Näsijärvelle päin katsottuna. Kuva: Tampereen kaupunki, Atacan Ergin

Resursseihin enemmän huomiota

Sirpa Kolehmaisen mukaan Tampereella on opittu priorisoimaan tekemistä paremmin per vuosi. Rahaa projekteihin löytyy kuitenkin helpommin kuin työvoimaa.

“Aikataulujen heitot johtuvat usein resurssiongelmista. Resurssien johtaminen ja resurssien varaaminen on keskeistä salkunjohtamisessa. Resurssisuunnittelu ei ole ollut järjestelmässämme pakollista, mutta tähän on tulossa muutos.”, Kolehmainen kuvaa.

Parhaillaan on menossa koko salkkujärjestelmän lean-kehittäminen.

“Käyttäjän näkökulmasta on outoa, jos pikkuprojekti suunnitellaan samaan pohjaan kuin jokin laaja projekti. Salkkujärjestelmää ollaan muuttamassa, jotta se mahdollistaa joustavan suunnitteluprosessin.”

Teksti: Saga Wiklund

Pääkuva: Tampereen kaupunki, Opa Latvala