Muutoksen ajurina digipalvelujen kehittäminen

Maistraatit ja Väestörekisterikeskus työskentelivät kumpikin väestötietojen parissa. Valtio halusi yhdistää virastot ja kehittää samalla digitalisaatiota ja valtakunnallista toimintatapaa. Uusi Digi- ja väestötietovirasto on toiminut vuoden 2020 alusta. Muutosta hallittiin työryhmissä ja alussa korostui yksinkertainen mutta tärkeä asia: kuunteleminen.

Maistraatit, maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö ja Väestörekisterikeskus yhdistyivät 1.1.2020 uudeksi Digi- ja väestötietovirastoksi. Fuusiota edelsi kahden vuoden työ, josta kertovat kehityspäällikkö Esa Keränen sekä kehitys- ja tietohallintojohtaja Mira Holmroos-Kolari Digi- ja väestötietovirastosta.

Miksi fuusioon päädyttiin?

Fuusiolla haettiin tehokkuutta ja vauhtia maistraattien palvelujen kehittämiseen ja digitalisaatioon. Moni uuden viraston työ liittyy väestötietoihin, ja nyt palveluita voidaan kehittää kokonaisvaltaisesti. Tärkeä syy fuusioon oli myös se, että maistraatit haluttiin muuttaa alueellisista valtakunnallisiksi.

Aiemmin Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmä toimi taustalla ja maistraatit vastasivat asiakaspalvelusta ja elämäntapahtumien kirjauksista. Maistraattien tehtäviin kuuluvat esimerkiksi nimenmuutosten ja muuttojen kirjaamiset, edunvalvonta-asiat ja perukirjojen osakasluetteloiden vahvistaminen.

Miten yhdistäminen eteni aluksi?

Ensin olennaista oli kuuntelu ja keskustelu: tutustuttiin ja pohdittiin yhdessä uutta organisaatiota. Maistraateissa digitalisaatio oli vasta alussa, Väestörekisterikeskuksessa tähän oli jo perinteitä. Digipalvelujen kehittämisessä ei ollut kahta kilpailevaa tapaa toimia.

Tietohallintotyöryhmässä selvitettiin ensimmäisenä vuonna palveluiden ja tietojärjestelmien roolituksia ja järjestelmävalintoja. Toinen vuosi kului muutosten toteuttamiseen esimerkiksi tietojärjestelmien ja perustietotekniikan osalta.

Valtakunnallisuus johti myös toimintatapojen yhdenmukaistamiseen. Maistraateissa oli paneuduttu asiakaspalvelun kehittämiseen lean-menetelmällä, jossa tunnistetaan arvovirtoja ja poistetaan ylimääräisiä työvaiheita. Tästä haluttiin pitää kiinni.

Miten muutosta johdettiin kokonaisuudessaan?

Aluksi valtiovarainministeriö perusti hankkeelle ohjausryhmän, ja sitten valmistelu annettiin työryhmille, jotka liittyivät esimerkiksi asiakkaisiin, talouteen ja tietohallintoon. Ryhmänvetäjinä toimivat vastuuhenkilöt, ja ryhmiin osallistettiin aihealueiden asiantuntijoita. Asiat pilkottiin osiin, esimerkiksi kehitys- ja palvelusalkku oli yksi kokonaisuus.

Muutosvaiheet esiteltiin kaikille, ja asioista käytiin keskustelua eri kanavissa. Muutoksenhallintaa tuki toiminnan ja tietojärjestelmien kokonaisarkkitehtuurityö, jossa etsittiin erilaisia riippuvuussuhteita. Tunnistettiin myös tarve uusille yksiköille, juristipoolille ja projektitoimistolle, joka vastaa projektien vetämisestä ja projektimenetelmistä.