Onko riskienhallinta riski?

Riskienhallinta on olennainen osa projektia. Mitä monimuotoisempi projekti on, sitä suurempi merkitys hyvällä riskienhallinnalla on onnistuneen lopputuloksen saavuttamiseksi. Pienetkin virheet riskienhallinnassa voivat luoda illuusion siitä, että riskit ovat kontrollissa.

IPMA:n ICB (Individual Competence Baseline) listaa noin 30 osaamisaluetta, jotka projektipäällikön tulisi hallita – riskienhallinta on yksi niistä. Kun osaamisalueita on noin suuri määrä, johtaa se siihen, että projektipäällikkö voi olla huippuosaaja vain muutamalla osa-alueella ja muiden alueiden osalta hänellä on vain keskimääräiset tiedot ja taidot.

Riskienhallinta harvoin kuuluu noihin projektipäällikön ydinosaamisalueisiin. Isoissa projekteissa on mahdollisuus palkata riskienhallintaan erikoistunut henkilö mutta pienemmissä projekteissa riskienhallinta jää projektipäällikön vastuulle. Vaikka projektipäällikkö ei olisi tämän asian kanssa yksin, niin hän on kuitenkin se, joka käytännössä organisoi ja hallitsee riskejä.

Mitkä asiat siis voivat mennä pieleen?

Huomattakoon, että allekirjoittanut kuuluu tuohon sankkaan projektipäälliköiden joukkoon, jolle riskienhallinta ei kuulu ydinosaamisalueisiin. Kokemukseni sekä riskienhallinnan ammattilaisten käytyjen keskustelujen myötä olen kuitenkin havainnut muutamia tärkeitä asioita, joilla on taipumus mennä pieleen.

Projektin alussa on kova innostus löytää ja hallita riskejä – ei niinkään enää projektin aikana. Teoriassa voidaan sanoa, että kaikki riskit on sisällytetty jo sopimuksiin ja projektisuunnitelmaan mutta käytännössä projektin ulkoiset olosuhteet muuttuvat projektin aikana. Riskejä myös havaitaan vasta oppimisen myötä projektin aikana. Niinpä sarkastisesti voidaan sanoa, että alussa listataan valtava määrä riskejä ja projektin päättyessä todetaan, että suurin osa näistä realisoitui!

Riskienhallinta on työkaluvetoista. Keskitytään siihen, että organisaatiossa on hieno työkalu, jossa riskejä hallitaan. Usein kuitenkin vain projektipäälliköllä on pääsy siihen – ei siis muilla projektin jäsenillä. Järjestelmä on hieno mutta vaikeakäyttöinen, ja prosessi, miten työkalua käytetään, on määrittelemättä.

Mikä on riski? Riskin määritelmään kuuluu aina epävarmuustekijä. Mikäli epävarmuustekijää ei ole, kyseessä ei ole riski vaan tosiasia. Silloin hallintakeinot ovat erilaiset kuin riskin olleessa kyseessä. Riskin määritelmässä pitäisi aina olla tekijä, epävarmuus ja seuraus. Usein joku näistä puuttuu. Klassinen esimerkki hyvin määritellystä riskimäärittelystä on australialaiselta golf-kentältä: Golf-kentällä olevissa lammissa asustaa krokotiilejä (tekijä). Krokotiili voi hyökätä pelaajan kimppuun (tai olla hyökkäämättä = Epävarmuustekijä). Krokotiilin hyökkäys voi aiheuttaa vakavan vamman tai jopa kuoleman (seuraus).

Riski ei myöskään ole projektin tavoitteen negaatio. Usein näkee riskejä, jossa vain kuvataan: ”Voi olla, että tavoitetta X ei saavuteta”. Tällaiselle riskille ei oikein kuvauksen perusteella voi tehdä mitään.

Riskienhallintaan liittyvät toimenpiteet eivät ole riittävän konkreettisia ja niiden vaikutusta ei seurata. Monesti riskienhallinnassa keskitytään vain riskin toteutumisen todennäköisyyden pienentämiseen. Joskus voi kuitenkin olla edullisempaa valmistautua siihen, että riski realisoituu, kuin yrittää estää sitä toteutumasta.

Riskien lieventämiseen liittyvät asiat ovat usein toimenpiteitä, kun niiden pitäisi olla muuttunutta tilaa kuvaavia. Silloin tällöin näkee lieventävinä toimenpiteinä ”Teppo soittaa Matille”. Soitin kyllä mutta emme tästä projektista mitään puhuttu - mutta tehtävä tuli kuitenkin hoidettua. Olennaista on kuvata haluttu lopputulos. Riskin lieventämisestä vastuussa oleva henkilö sitten voi keksiä miten siihen päästään.

Lieventävien toimenpiteiden jälkeen riskille pitäisi tehdä uudelleenarviointi. Tarkoitus ei aina ole, että riski poistuu kokonaan vaan riittää, että päästään hyväksyttävälle tasolle, joko riskin realisoitumisen todennäköisyydessä tai sen vaikutuksissa.

Riskinoton halukkuutta ei ole määritelty. On selvää, että uusiin teknologioihin sijoittavalla yrityksellä on suurempi riskinottohalukkuus, kuin lääkinnällisiä laitteita valmistavalla yrityksellä. Mikäli riskinottohalukkuutta ei ole määritelty, johtaa se epätietoisuuteen siitä mihin riskeihin pitäisi panostaa ja mihin ei.

Siis onko riskienhallinta riski?

Usein on! Luomme illuusion siitä, että riskit ovat meillä hallussa mutta käytännössä ne eivät kuitenkaan ole. Riskien määritykset ovat epätarkkoja – korjataan vääriä asioita. Työkalut eivät tue jokapäiväistä toimintaa – asioiden tilaa ei ylläpidetä. Riskien ympärillä tehdään paljon töitä mutta niiden vaikuttavuus on huono.

Projektipäälliköillä on vakava itsetutkistelun paikka. Onko meillä riskienhallinta riski?

 

Teppo on Tietoevryllä työskentelevä pitkän linjan hankejohtamisen ammattilainen. Työnsä ohella Teppo toimii Projektiammattilaisten hallituksen jäsenenä ja pitää sivutoimisesti projektijohtamisen koulutuksia ja luentoja.