Opit Projektipäivien riskienhallintaseminaarista

Projektien onnistumisen syistä on paljon kokemusperäistä ja tutkittua tietoa. Tiedämme myös, että kun ihminen tuntee itsensä arvostetuksi, on hän valmis panostamaan sen pienen ylimääräisen, joka vaaditaan huippusuoritukseen. Tästä huolimatta prosessit ja ihmiset ovat usein ristiriidassa tai projektin tavoitteet epärealistisia.

Projektin aikataulun ja budjetin on perustuttava riittävään varmuuteen ja realismiin. Jos esimerkiksi toteutussuunnitelmasta puuttuu osia, pitää organisaation osata ilmoittaa ongelmista projektin johdolle. Johtajien tunneäly on yksi osatekijä organisaation sitouttamisessa parhaisiin tuloksiin. Tiukassa paikassa itsetuntemus ja toisen ajatusmaailmaan asettuminen auttavat luottamuksen säilymisessä työntekijöiden, toimittajien, omistajan ja muiden osapuolten keskuudessa.

Projektipäivillä 2020 Mikko Parikka, Kimmo Vättö ja Juha Paldani puhuivat näistä aiheista. Mikko Parikka kertoi tunneälystä yhtenä tärkeimmistä taidoista projektijohtamisessa ja Kimmo Vättö antoi käytännön esimerkkejä ratkaisuista, jossa projekti saa palautetta päätöksenteon tueksi viiveettä. Juha Paldani puolestaan kertoi taloudellisesta mallintamisesta ja sen hyödyntämisestä projektin riskienhallinnan tukena.

Mikko Parikka: Tunneälyllä parempia suorituksia

Mikko Parikka nosti esiin useita näkökulmia tunneälystä projektijohtamisessa. On jo olemassa runsaasti tutkimustietoa siitä, minkälainen vaikutus tunteilla on yksilöiden suorituskykyyn.

Minkälaisia taitoja projektijohtajilta tänä päivä odotetaan? Tunneälykäs projektijohtaja osaa lukea myös pinnan alla olevia tunteita ja uskaltaa auttaa tiimiläisiä niiden käsittelyssä. He synnyttävät ihmisille halun tehdä enemmän. Tämä on ominainen piirre menestyville organisaatioille.

1. Pinnan alla piilevien tunteiden voima työyhteisössä on valtava, varsinkin jos ihmiset kokevat olevansa arvostettuja. Ihmiset suorittavat useimmiten kaikkein huonoiten silloin, kun he kokevat tuottamattomia tunteita kuten huolta, turhautumista, stressiä, riittämättömyyttä ja pelkoa.
2. Usein työtyytyväisyyskyselyissä ja työtehotutkimuksissa motivaatiota ja projektitehokkuutta rapauttavana asiana nousee tiedon, viestinnän ja kommunikaation puute. Tutkimusten mukaan tämä johtuu enemmän henkilökohtaisista tunneperäisistä “oikosuluista” eli rajoittuneesta kommunikointityylistämme kuin osaamisesta.
3. Tunneälytaidot ovat keskeisiä projektijohtajien pyrkimyksissä saavuttaa tavoitteet.

Kimmo Vättö: Organisaatioriskit näkyväksi ja hallintaan

Kimmon sanoin: ”Tehokkaalla organisaatioriskienhallinnalla saadaan jokainen henkilö tuntemaan, että heidän panoksensa on tärkeä ja että heillä on vaikuttamiskanava haasteiden näkyväksi tuomiseen ja ratkaisemiseen.”
Perinteisesti projekteissa on keskitytty siihen, että projekti on halutussa aikataulussa, sovituilla resursseilla ja annetussa budjetissa. Miten ihmiset saadaan työskentelemään tehokkaasti ja sujuvassa yhteistyössä kohti projektin tavoitetta? Kimmo antoi käytännön esimerkkejä ratkaisuista, jossa projektin toimintaa mitataan ja palaute päätöksenteon tueksi saadaan viiveettä. Olennaista on määritellä toiminnan onnistumisen kulmakivet liittyen mm. tiedonkulkuun, päätöksentekoon, yhteistyöhön ja laatuun. Prosessi on integroitava projektin ohjausmalliin. Tällainen kulttuuri näkyy merkittävästi esimerkiksi projektien kilpailukyvyssä.

1. Vähemmän on enemmän: Mittaa vain asioita, joihin olet valmis reagoimaan.
2. Johtamiskulttuuri on tärkein onnistumisen mahdollistaja. Myös organisaation kyky käsitellä negatiivisia asioita ja tunteita on onnistumisen keskiössä.
3. Läpinäkyvyyden mahdollistama vertaistuki ja vertaispaine toimivat: säännöllinen ja avoin vuoropuhelu sidosryhmien kanssa.

Juha Paldani: Taloudellinen mallintaminen apuna riskienhallinnassa

Juha Paldani puhui taloudellisen mallintamisen soveltamisesta projekteissa. Sisäisesti rakennettu ja ylläpidetty talousmalli parantaa merkittävästi yrityksen liiketoimintatietämystä mahdollistaen kokonaiskuvan hahmottamisen läpi projektin elinkaaren. Kuvauksen rakentaminen tosielämässä tapahtuu matemaattisen mallin avulla, joka suunnitellaan kuvaamaan liiketoimintaa, projektia tai muuta investointia ja sen kannattavuutta.
Koko projektia koskevan viitekehyksen hahmottaminen auttaa organisaatiota ymmärtämään, tunnistamaan ja arvioimaan riskejä paremmin sekä kohdentamaan resurssit.

1. Talousmallia voidaan hyödyntää monella tavalla yrityksessä mukaan lukien eri sidosryhmät.
2. Mallin pitää olla niin yksinkertaisena kuin järkevää, ja tuloksia tulisi tarkastella konservatiivisesti.
3. Taloudellisella mallintamisella voi olla suuri hyöty riskienhallinnassa. Esimerkiksi riskiskenaariolle saadaan mallin avulla johdonmukaisesti laskettua rahallinen arvio. 

Kalle Koivula
Howden Finland Oy
Projektiammattilaiset ry:n Riskienhallinta-teemaryhmän vetäjä
kalle.koivula@howdenfinland.fi