Portfolionhallinta kasvun tukena

The fast lane to future vehicles on yksi Valmet Automotiven tunnuslauseista. Nopeus on meillä DNA:ssa. Autoja on valmistettu Uudenkaupungin autotehtaalla jo vuodesta 1968 ja tänään, vuonna 2022, meillä on kolme liiketoimintalinjaa ja toimintaa Suomen lisäksi Saksassa ja Puolassa. Olemme työskennelleet yli 50 vuotta erilaisten ja eri kokoisten projektien parissa, joten meillä on todella kokemusta ja tietoa siitä, miten projektit saadaan onnistuneesti maaliin.

Alkuvuodesta 2021 pysähdyimme tarkastelemaan projektiemme kokonaistilaa. Projektinhallinnan osaamisen lisäksi meillä oli projektitoimisto asiantuntijoineen sekä vakiintuneet työkalut ja prosessit projektinhallinnan ympärillä. Organisaationa olimme kuitenkin murroksessa, kasvun keskellä. Projekteja oli käynnissä paljon, mikä herätti kysymyksiä kokonaiskuvasta, resurssien riittävyydestä, pullonkauloista sekä projektien välisistä riippuvuuksista. Tarve kokonaiskuvan tarkemmalle ymmärtämiselle nosti päätään ja ajatus portfolionhallinnasta heräsi. 

Loimmekin ensimmäiset raamit ja tavoitteet portfolionhallinnalle. The fast lane to future vehicles  -asenteella käärimme hihat ja loimme järjestelmällisen polun projektien arvioinnille ja hyväksynnälle, resurssien suunnittelulle ja varmistamiselle sekä aloimme rakentaa Valmet Automotiven ensimmäistä projektisalkkua. 

Kolme projektiportfoliota – yksi Valmet Automotive 

Ensimmäistä projektisalkkua lähdettiin rakentamaan sopimusvalmistusliiketoiminnalle. Kevään 2021 aikana meillä oli lukuisia työpajoja yhteistyökumppanimme Thinking Portfolion kanssa. Näissä työpajoissa salkusta rakennettiin sopimusvalmistusliiketoiminnan tarpeita ja tavoitteita tukeva kokonaisuus. Samaan aikaan työstimme prosesseja portfolionhallinnan ympärillä ja testasimme sekä prosesseja että työkalun käytettävyyttä muun muassa palvelumuotoilun keinoin. 

Toukokuussa meillä oli Valmet Automotiven ensimmäinen projektisalkku valmiina, nimetyt pääkäyttäjät, koulutukset käynnissä ja ensimmäiset prosessit portfolionhallinnan ja uuden työkalun ympärillä valmiina. 

Sopimusvalmistusliiketoiminnan positiivisten kokemusten myötä kiinnostus projektisalkun rakentamiseen heräsi myös muissa liiketoimintalinjoissa. Keväällä 2021 olimme merkittävän päätöksen edessä: riittäisikö meille Valmet Automotivena yksi yhteinen projektisalkku, vai tulisiko jokaiselle liiketoimintalinjalle rakentaa omat salkkunsa? Esiselvityksen tuloksena jokaiselle liiketoimintalinjalle päätettiin rakentaa kyseisen liiketoimintalinjan tavoitteita tukeva oma projektisalkku. Ratkaisun edellytyksenä oli kuitenkin, että salkuista saataisiin isossa kuvassa selville kaikkien Valmet Automotiven projektien kokonaiskuva esimerkiksi statuksen, resurssien ja aikataulun osalta.  

Syksyllä 2021 allekirjoittanut astui projektipäällikön saappaisiin ja projekti uusien salkkujen rakentamiselle aloitettiin. Loppuvuodesta katsoimme ylpeinä kolmesta projektisalkusta muodostuvaa kokonaisuutta, jossa jokainen projektisalkku oli räätälöity kyseisen liiketoimintalinjan tavoitteita tukevaksi. Kokonaisuutta tuki myös yhteinen resurssiportfolio, jonka avulla pystyimme arvioimaan projektien resursointia eri näkökulmista. Yhteinen resurssiportfolio mahdollisti projektien resurssien suunnittelun, arvioinnin, hyväksynnän ja seurannan projektitasolla, osastotasolla, liiketoimintalinjatasolla sekä koko Valmet Automotiven kattavalla tasolla. 

Johdon tuki, sitoutuminen ja datan laatu 

Portfolionhallinnan perustana on johdon tuki. Ensimmäistäkään askelta portfolionhallinnan parissa ei astuta ilman johdon sitoutumista ja tavoitteita – näin se oli meilläkin. Me halusimme satsata portfolionhallintaan ja ymmärtää projektejamme paremmin.  

Portfolionhallintaa ja projektisalkkuja rakennettiin johdon asettamien tavoitteiden pohjalta. Johto halusi parempaa ymmärrystä kokonaiskuvasta. Kokonaisuuden muodostuessa sen osista – eli tässä tapauksessa projekteista –, ylätason tarkastelu vaatisi projekteista oikeaa, luotettavaa ja laadukasta tietoa. 

Kuinka siis voisimme varmistua tiedon laadusta ja luotettavuudesta? Tässä kuvaan tulevat tiedon tuottajat, Valmet Automotiven tapauksessa projektipäälliköt ja koordinaattorit. Portfolionhallinnan ympärillä olevista prosesseista haluttiin selkeitä ja läpinäkyviä, sekä työkalusta ja projektisalku käytettävä kokonaisuus myös projektipäällikön näkökulmasta. Työkalusta lähdettiinkin alusta alkaen rakentamaan tukikohtaa myös projektinhallintaan. Tämän nähtiin tukevan projektipäällikön työtä, jolloin varmistuttaisiin tiedon oikeellisuudesta, luotaisiin motivaatiota ja saataisiin lisäarvoa kaikille. 

Palvelumuotoilulla käytettävyyttä 

Kehitystyö portfolionhallinnan ja työkalun ympärillä on jatkuvaa. Alussa asetetut tavoitteet on saavutettu ja uusia tavoitteita luodaan matkan varrella tukemaan kokonaisuutta. Salkkuja ja portfolionhallintaa kehittäessä käyttäjät ovat avainasemassa. Palvelumuotoilun metodeilla on tunnistettu uusia käyttäjiä, muotoiltu prosesseja portfolionhallinnan ympärillä, tehty työkalusta käyttäjälähtöinen ja kuvattu käyttäjien polkuja projektin- ja portfolionhallinnan ympärillä. Palvelumuotoilun keinoin olemme myös onnistuneet luomaan käytettävyyttä ja laatua sekä motivaatiota. Käyttäjien ymmärtäminen työkalua kehittäessä on ollut avainasemassa, koska näin varmistamme tiedon laadun - portfolionhallinnan ytimen. 

Vankka pohja tulevaisuudelle 

Kun pohdimme projektisalkkujen rakentamista kaikille Valmet Automotiven liiketoimintalinjoille, vaihtoehtoina olivat yksi iso Valmet Automotiven projektisalkku tai liiketoimintalinjojen omat, räätälöidyt salkut. Vaikka olemme yksi, yhtenäinen Valmet Automotive, päätös tehtiin ymmärtäen, että tulemme saamaan salkuista enemmän irti, jos räätälöimme ne erikseen jokaisen liiketoimintalinjan tarpeisiin sopivaksi. Pohdinta kiteytyi sen ympärille, haluammeko ylätason kuvauksen projekteista vai strategisen työkalun tukemaan kunkin liiketoimintalinjan tavoitteita. Nyt voimme todeta, että saimme molemmat. 

Loppuvuodesta 2022 meillä on kolme projektiportfoliota tukemassa Valmet Automotiven jokaisen liiketoimintalinjan strategisia tavoitteita. Meillä on käynnissä 184 projektia ja noin 1000 henkilöä projektityössä. Käynnissä on viisi strategista ohjelmaa ja vuosien 2021–2022 aikana olemme vieneet maaliin 216 projektia. Tänään meillä on vankka pohja tulevaisuudelle ja entistä strategisemmalle portfolionhallinnalle.