Projektipäivät 2020 – fyysinen-, hybridi- vai online-tapahtuma?

Projektipäivät 2020 -tapahtuma oli samassa Covid-19 -viruksen aiheuttamassa turbulenssissa kuin moni muukin yritys, yhteisö tai projekti. Vuoden 2020 aikana suunniteltiin kolmet Projektipäivät, joista yksi toteutettiin. Jälkikäteen katsottuna vuoden 2020 Projektipäivät tehtiin projektitermein KetteräLeanPutous #8.78 -Frametodilla. Mitä tapahtuikaan?

Projektina Projektipäivät

Projektipäivät on Suomen suurin vuosittainen projektialan tapahtuma, joka kokoaa yhteen 800-1000 osallistujaa. Tapahtumassa on normaalisti 60-80 puheenvuoroa ja 14-20 yhteistyökumppania. Muita sidosryhmiä Projektipäivillä on yleensä noin 9-13 kpl. Valmistelun kannalta olennaisia suoria kontakteja on vuosittain noin 90-120 kpl ja näistä suurimman osan kanssa ollaan yhteydessä melkein kuukausittain. Projektipäivien valmistelu aloitetaan yleensä vajaa vuosi ennen varsinaista tapahtumapäivää.

COVID-19-haaste

Projektipäivien suunnittelun ja toteutuksen kannalta yksi isoin haaste oli ymmärtää valtionjohdon koronalinjausten vaikutukset ja muutokset markkinassa ja ostopäätöksissä niin organisaatioiden kuin yksittäisen ihmisten osalta. Kevään koronalinjaukset olivat tapahtuman käytännönjärjestelyjen kannalta ajoittain epäselviä ja ne muuttuivat toistuvasti. Tämä hankaloitti tapahtuman sisäistä päätöksentekoa.

Myrsky vesilasissa: muutoksesta toiseen

Muutos ja mukautuminen olivat keskeisimpiä ominaisuuksia, joita Projektipäivät-projektilta, tuotantotiimiltä ja ympäröiviltä toimijoilta vaadittiin. Lyhyesti muutoksen voisi kuvata siten, että 10 tuotantokuukaudesta ensimmäiset kolme kuukautta tuotettiin kahden päivän fyysistä tapahtumaa. Tämän lähtökohdan mukaan tehtiin kaikki suunnitelmat ja valmistelut niin budjetin, aikataulujen, myynti- ja markkinointimateriaalien jne. suhteen.

Seuraavat 3,5 kuukautta tuotettiin hybridi-muotoista tapahtumaa, jossa osallistujat voivat itse päättää, osallistuvatko tapahtumaan etänä vai tulevatko paikan päälle. Tässä kohdassa myös kaikki suunnitelmat, laskelmat ja materiaalit piti päivittää ja mukauttaa hybridi-tapahtumaan sopivaksi. Myös uusia toimittajia tuli lisää.

Viimeiset 3,5 kuukautta Projektipäiviä tuotettiin puhtaana online -toteutuksena, jolloin jälleen kaikki sisäiset suunnitelmat ja laskelmat piti päivittää uusiksi. Tässä kohtaa toimittajien määrä väheni, vaikka uusiakin tuli mukaan suunnitteluun. Online-toteutuksen suurin muutoshaaste oli ohjelmarakenteen muuttaminen. Fyysisen ja online-tapahtuman aikataulurakenteet ovat erilaiset esimerkiksi taukojen suhteen. Nyt osa puhujista ja puheenvuoroista oli jo vahvistettu ja aikataulutettu fyysisen/hybridi -tapahtuman toteutukseen. Myös muut tapahtumapäivän suunnitelmat ja aikataulut muuttuivat täysin, koska nyt ohjelmaa tehtiin livelähetyksenä eli kaikki oli suunniteltava minuutin tarkkuudella, eikä itse tapahtumapäivänä muutoksia voitu enää tehdä.

Ulkopuoliset haasteet

Ratkaisevat tekijät onnistumiseen ovat tapahtumapäivän formaatista riippuen ohjelma, kumppanit ja tietysti osallistujat.

Jälkikäteen katsottuna selkeästi isoimmat haasteet olivat siinä kohdassa, kun tehtiin toista vaihetta (Hybridi) ja kolmatta vaihetta (Online). Näissä kohdissa niin kumppaneille ja osallistujaorganisaatioille piti vain pystyä valamaan uskoa, että lopputoteutus on hyvä investoinnin kannalta, olipa se sitten kumppanuus tai osallistujapaketti.

Tietysti kaikkiin kysymyksiin on aina vastaukset ja ratkaisut olemassa, mutta tämän vuoden haaste oli se, että aina kun projektin toteutustapaa muutettiin lyhyellä varoitusajalla, niin samalla olisi pitänyt olla jo kaikkiin kysymyksiin vastaukset ja suunnitelmat valmiina.

Lopputulos

Projektipäivät toteutettiin täysin online-muodossa. Osallistujia oli reilu 560 kpl, puhujia noin 30 kpl ja kumppaneita kuusi. Tapahtumapalaute on ollut normaalisti laajempaa, mutta ydinmittarit, joilla onnistumista mitataan, olivat yhtä hyvät kuin edellisinä vuosina, vaikkakin toteutus oli erilainen.

Suurilta kriiseiltä vältyttiin. Ydintiimi pysyi hengissä ja henkisesti noin suurin piirtein tasapainoisena. Kaikista hampaista kaikkia paikkoja ei järsitty pois. Tapahtuman jälkeen oltiin hyvillä mielin ja paljon rikkaampia kokemuksen puitteessa.

Eli kiitos ja kuulemiin.

	Samuli Karjalainen tuottaja ja projektipäällikkö Wakaru Oy
	Liisa Eerola Projektipäivät 2020 tuottaja Wakaru Oy