Riskienhallinta laajassa projektissa on kaikkien tehtävä – käytännön menetelmä käyttöönne

Hankkeissa, joissa on useita eri osapuolia ja erilaisia taustoja, osapuolet tuovat mukanaan myös erilaisia osaamisia ja näkemyksiä haasteista ja tavoitteista.

He tuovat mukanaan erilaisia toimintamalleja. Osapuolet ovat joskus kuin erilaisia heimoja, joissa on omat rituaalinsa. Yhteistoiminnan haasteet tuottavat riskejä aikataululle, budjetille, onnistumiselle ja asiakaskokemukselle.

Nousevatko riskit kuin tyhjästä? 

Suurin osa sisäisistä riskeistä johtuu väärinkäsityksistä ja puutteellisesta ajankäytöstä niiden ennakoimiseksi. Ulkoisiin riskeihin on helpompaa varautua, jos ne on ensin tunnistettu huolella yhdessä. Perinteiset lähestymistavat riskienhallintaan, kuten portaalimaiset ohjelmistot ja aikasyöpöt työpajat, usein epäonnistuvat vastaamaan modernien ja monitahoisten projektien vaatimuksiin. Yhteistyö ja yhteisymmärrys on olennaista riskienhallinnalle, mutta se on hankalaa saavuttaa tehokkaasti. Tutkimusten (Keinänen 2009; Kärnä 2009; Pekkanen 2005) mukaan projektien menestystekijöinä pidetäänkin avointa kommunikaatiota ja yhteistä ongelmanratkaisua.

Riskienhallinnan näkökulmasta keskeistä onkin tunnistaa jo suunnitteluvaiheessa riskit, joilla on suuri vaikutus projektin tavoitteiden toteutumiseen. Riskit on myös hyvä dollarisoida ymmärrettävällä tavalla: mitkä toteutuessaan söisivät hankkeen katteen? On motivoivaa samalla arvioida riskien kääntöpuolena niihin liittyviä mahdollisuuksia kustannussäästöjen, uusien ratkaisuiden tai laadun näkökulmista.

Miksi osallistavaa lähestymistapaa tarvitaan?

Riskienhallinta on periaatteessa vaivalloista ja masentavaakin. Projektien osapuolilla on usein erilainen kyky kantaa riskejä eikä kukaan halua projektin epäonnistuvan. Riskejä voi olla lukuisia, täten ei ole myöskään yhtä henkilöä, joka osaisi tai kenen pitäisi arvioida ne kaikki.
On hankalaa sitouttaa kaikki olennaiset henkilöt miettimään ja hallitsemaan riskejä aktiivisesti. Riskienhallinnan ei tarvitse olla ylimääräinen, rasittava työvaihe. Päinvastoin hyvin toteutettu riskienhallinta energisoi ihmisiä ja luo suuremman luottamuksen onnistumiseen, kun riskejä ei jätetä toteutumaan vaivihkaa. Riskienhallinta tuottaa mahdollisuuden vaikuttaa projektiin ja hallita omaa työtään. Se on myös rakentava keskustelukanava vaiheessa, jossa riskien toteutuminen on vielä teoriaa eikä todellisuutta. Näin voidaan reagoida ajoissa.
Osallistavalla riskienhallinnalla nostetaan riskiarvioiden luotettavuutta ja toimitaan päättäväisemmin yhdessä (Lehtiranta 2014). Jatkuva osallistava riskienhallinta huomioi myös toimintaympäristön muutoksen dynamiikan. Ongelmallista osallistavan prosessin syömää työaikaa varten on oltava projektitoiminnan erityispiirteet huomioivat hyvät menetelmät ja työkalut.

Sujuva menetelmä osallistavaan riskienhallintaan 

1. Identifiointisessio, jota jatketaan hankkeen läpi

Laadukas prosessi lähtee riskien aktiivisesta tunnistamisesta, jossa on vapaaehtoinen ja jatkuva mahdollisuus riskien lisäämiselle ja kommentoinnille.

Tavoite: Selvittää riskit, jotka ainakin on arvioitava tarkemmin seuraavassa vaiheessa

2. Joukkoistettu riskiarviointi ja toimenpiteiden kasaaminen

Riskit arvioidaan priorisointia varten. Arviointi kannattaa tehdä ensin yksilötyönä todennäköisyyden ja vaikutuksen lisäksi kustannusvaikutusten ja mahdollisuuksien kautta. Vielä tärkeämpää on joukkoistaa toimenpide-ehdotukset, yhtä riskiä voi usein hallita monin keinoin. 

Tavoite: Hyödyntää kaikki osaaminen arvioinnissa ja luoda toimenpide-ehdotukset tehokkaasti

3. Riskiarvioinnin tulosten tarkastelu ja riskien priorisointi

Luo vahvat toimenpiteet erityisesti vakavimpiin riskeihin ja tunnista millaisia näkemyseroja vähäisempiin riskeihin liittyy. Osa voi olla ns. piileviä riskejä tai nousussa olevia. 
Tavoite: Yhteisen kuvan muodostaminen, jotta kaikki ymmärtävät hankkeen riskit

4. Toimenpidesuunnitelman tekeminen ja tehtävien määrittäminen tehokkaalla työpajalla

Toimenpidesuunnitelman laatiminen on tehokasta valmiiksi esitettyjen toimenpide-ehdotusten jälkeen. Tärkeä fokus: toimenpiteiden vastuutus ja aikataulutus. 
Tavoite: Yhteisesti tuotettu vahva riskienhallintasuunnitelma

5. Riskien seuranta yli ajan 

Kun prosessi toistetaan esimerkiksi kolmen kuukauden välein seurataan myös, miten riskit “liikkuvat” ajan kanssa. 

Tavoite: Ymmärtää ovatko riskit “laskeneet”. Toisaalta hallita myös aktiivisesti “nousussa” olevia riskejä.

6. Benchmarkkaa projektit keskenään konsernin laajuisen resurssoinnin ja oppimisen mahdollistamiseksi

Inclus 

Mikaeli Langinvainio, Toimitusjohtaja, Inclus, www.inclus.com
Näitä haluamme helpottaa teknologian avulla. Yrityksessä on töissä kahdeksan ammattilaista, joilla kaikilla on vahva osaaminen osallistavien analyysimenetelmien ja datan visualisoinnin saralta. Olemme saaneet neuvonantajaksemme ja sijoittajaksemme Risto Siilasmaan (F-Securen perustaja), skenaario- ja riskipohjaisen ajattelun suuren puolestapuhujan. Hän tuo näkemystä sekä ohjelmistokehityksen että yrityksen strategisen fokuksen kautta.” 

Lisää aiheesta: