Standardien hyödyntäminen laadun ja turvallisuuden takaajana

Standardit lisäävät tuotteiden ja palvelujen laatua, turvallisuutta ja yhteensopivuutta. Ne edistävät tutkitusti kaikenkokoisten yritysten liiketoimintaa ja kasvattavat asiakkaiden luottamusta.

Tämä pätee myös projekteihin ja niiden hallintaan laadittuihin standardeihin, joita kansainvälinen standardisointiorganisaatio (ISO) alkoi kehittämään 2010-luvun alussa.

Mitä hyötyä?

Projektiammattilaisena tai projektien parissa työskentelevänä alan standardit ovat yksi potentiaalinen työkalusi. Projektinhallinnan standardeilla pyritään ensisijaisesti tunnistamaan ja määrittelemään projektien yhteiset tekijät ja viitekehykset. Lisäksi standardit tarjoavat arvokasta ohjeistusta vaikuttavaan ja tehokkaaseen projektinhallintaan erityisesti, mitä tulee niiden suunnitteluun ja kehittämiseen.

Alan standardisointiin liittyvä tieto on hyödyllistä perinteisille linjaorganisaatioille ja mitä enemmän organisaatiossa harjoitetaan projektiliiketoimintaa, sitä hyödyllisempää on ymmärtää projektinhallinnan standardeja. Varsinaisille projektiorganisaatioille alan standardit ovat vakiintuneita työkaluja muiden joukossa.

Miten hyödynnät?

Standardien hyödyntäminen ei ole kaikille selvää ja niiden tulkinta kysyy kokemusta. Se, miksi näin on, johtuu kahdesta seikasta. Ensinnäkin standardit ovat abstraktisti kirjoitettuja. Tämä tarkoittaa sitä, että niissä harvoin kuvataan, miten jokin asia pitää tehdä, sen sijaan niissä on keskitytty kuvaamaan, mitä pitää tehdä. Abstraktiudella saavutetaan kuitenkin oleellinen etu, sillä niiden luonne mahdollistaa sen, että ne soveltuvat minkä tahansa organisaation hyödynnettäväksi.

Projekti voi olla pieni tai iso, se voi kohdistua mille tahansa toimialalle, silti sen suunnittelussa ja kehittämisessä voidaan hyödyntää projektinhallinnan standardeja. Toinen este standardien hyödyntämiselle, koskee niiden lukumäärää ja tyyppieroja. ISO-standardeja on olemassa yli 23000 ja joukosta löytyy luonteeltaan hyvin erilaisia standardeja. On olemassa testausstandardeja, hallintajärjestelmästandardeja, ohjeistusstandardeja, turvallisuusstandardeja, tuotestandardeja yms. Kaiken lisäksi osa standardeista kytkeytyy suoraan lainsäädäntöön (esim. direktiivit) ja tätä kautta monella alkaa hämärtymään standardien ja lainsäädännön välinen raja.

Kaikki tämä on omiaan aiheuttamaan hämmennystä potentiaalisille standardien käyttäjille, jolloin helposti päätetään pysyä erossa koko asiasta. Projektialan ammattilaiset ovat kuitenkin onnellisessa tilanteessa, sillä heille tilanne on hyvin selkeä ja yksinkertainen. Kaikki projektinhallinnan ISO-standardit ovat ns. ohjeistusstandardeja. Ne antavat yleisohjeistusta, joiden neuvoja ammattilainen voi soveltaa parhaalla mahdollisella tavalla. Standardeja hyödyntämällä osoitat olevasi kokenut projektiammattilainen, joka kykenee kehittämään organisaation omaa projektiliiketoimintaa alan kansainväliseen viitekehykseen ja ohjeistukseen perustuen.

Projektinhallinnan standardiperhe

Standardisarjan päästandardi voidaan sanoa olevan ISO 21500 (Guidance on Project Management). Tämä päästandardi auttaa organisaatioita luomaan toimintamalleja projekteihin ja niiden hallintaan. Siinä kuvataan yleisellä tasolla sellaiset käsitteet ja prosessit, joista projektinhallinnan hyvien käytäntöjen katsotaan muodostuvan.

Päästandardin lisäksi on olemassa 5 muuta standardia. Ohjelman- ja salkunhallinnalle on olemassa oma standardiohjeistuksensa (ISO 21503 & ISO 21504). Näiden lisäksi standardeissa annetaan ohjeistusta hyvälle hallinnolle (ISO 21505), ansaitun arvon hallinnalle (ISO 21508) ja työn ositusrakenteelle (ISO 21511). Näiden lisäksi tekeillä on lisää standardeja. Niistä merkittävin on vielä esityökohteena työstettävä hallintajärjestelmästandardi projekteille. Tätä voi verrata maailman suosituimpaan standardiin, ISO 9001, joka on myös hallintajärjestelmästandardi ja tekeillä olevan esikuva.

Suomalaiset vaikuttavat

Standardit laaditaan kansainvälisesti, mutta toiminnan voima jalkautuu eri maiden kansallisista standardisointiryhmistä. Kuka tahansa voi vaikuttaa standardien kehitystyöhön liittymällä oman maansa standardisointiorganisaation aihealueen ryhmään. Suomessa projektinhallinnan standardien kehitystyöstä vastaa SFS:n ryhmä SFS/SR 206 ”Projektinhallinta”. Olet tervetullut vaikuttamaan kehitystyöhön, oppimaan aihealueesi standardeista ja verkostoitumaan kansainvälisten kollegoidesi kanssa.

Standardien hyödyntäminen johtamisjärjestelmän kehittämisessä

Tekstiosuus: Ville Lestinen, Development Manager, Fortum Oyj

Johtamisjärjestelmän tavoitteena on luoda yritykseen yhteinen tapa työskennellä. Järjestelmän avulla luodaan tietyt, kaikille yhteiset prosessit ja käytännöt, jolloin säästetään aikaa ja rahaa, kun pyörää ei tarvitse joka kerta keksiä uudelleen. Se myös tehostaa toimintaa, kun kaikki tuntevat yhteisen tavan hoitaa asioita. Johtamisjärjestelmä on yrityksen toiminnan selkäranka.

Projektin johtamisjärjestelmä on projektisuunnitelma, jossa käytännössä aina viitataan yhtiön johtamisjärjestelmään. Näitä voivat olla hallinnolliset prosessit tai esimerkiksi teknisen suunnittelun prosessi. Jos asiaa ajatellaan projektin onnistumisen kannalta, on tärkeää, että projektiin liittyvät prosessit, kuten projektin- tai teknisen suunnittelun hallinta, ovat kaikille osapuolille mahdollisimman tuttuja.

Standardien hyödyt

Yhteinen ymmärrys prosesseista ja toimintamalleista voi olla haastavaa saavuttaa, erityisesti projekteissa, joissa on paljon toimijoita. Avuksi voi tulla standardisointi. Jos projektin eri toimijat seuraavat jo valmiiksi standardisoituja prosesseja, on yhteensovittaminen toimivaksi kokonaisuudeksi paljon helpompaa kuin jos kaikilla on täysin omat toimintamallit.

Luonnollisesti standardien ei tarvitse olla kahlitsevia. Jokaisella on oma toimintaympäristönsä ja -kulttuurinsa, johon mallit on hyvä sovittaa. Standardit antavat kuitenkin yhteisen käsityksen prosessien ja toimintamallien perusteista. Yhteisen kielen, jonka pohjalta on helppo luoda toimiva johtamisjärjestelmä, joka auttaa saavuttamaan projektin tavoitteet.

Standardien hyödyntäminen Fortumin johtamisjärjestelmässä

Fortumin ydinvoimatoimintojen projekteihin liittyvien prosessien ja toimintamallien kehityksessä on pyritty huomioimaan alan standardit. Projektin hallintaa ohjaa ABC-mallilla, joka huomioi ISO21500-sarjan rakenteet. Teknistä suunnittelua ohjaava Nuclear Engineering Manual (NEM) sen sijaan nojaa standardiin ISO15288 Systems and software engineering – System life cycle processes.

Kun työskentely ja suunnittelu pohjautuu standardoituihin malleihin, on uuden projektin aloittaminen helppoa. Standardit antavat hyvän selkänojan paitsi vanhoille projektikonkareille, myös nuoremmille sekä uusille työntekijöille.

Standardien mukainen ajattelumalli helpottaa myös keskustelua ulkopuolisten kanssa. Tämä koskee sekä omia projektikumppaneita että asiakasta tai viranomaisia. Yhteinen ymmärrys auttaa tekemään suunnitelmia, jotka johtavat onnistuneisiin projekteihin.

Tulevaisuus

Maailma ja projektit ovat muuttuneet vuosikymmenten aikana. Projektit ovat suurempia ja monimutkaisempia, toimintaympäristöt vaikeampia ja toimittajaketjut pidempiä sekä kansainvälisempiä. Ympäristön hallitseminen ilman yhteisiä toimintamalleja on vaikeaa. Standardisoinnin hyöty on teollisen kehityksen aikana ollut monesti merkittävä. Yhtenä parhaista esimerkeistä voi mainita standardisoidun merikontin. Vastaavia menestystarinoita on saavutettavissa standardisoinnin avulla monessa muussakin asiassa, joten prosessien ja toimintamallien kehittäminen standardien pohjalta on varmasti myös tulevaisuuden tapa toimia kompleksisissa teollisuusympäristöissä.

Mikä on SFS

SFS on standardisoinnin keskusjärjestö. Tämän roolin lisäksi SFS:llä on vastuullaan monien eri toimialojen konkreettista standardisointityötä. Tämän lehden lukijoita silmällä pitäen yhtenä esimerkkinä mainittakoon ns. johtamisen standardisointikokonaisuus, jonka alle lukeutuvat myös projektinhallinnan kansainväliset standardit ja standardisointityö. Valtaosa kaikista standardeista laaditaan nykyisin kansainvälisesti tai eurooppalaisittain. Tästä syystä SFS on jäsenenä sekä kansainvälisessä (ISO) että eurooppalaisessa (CEN) standardisointiorganisaatioissa ja vaikuttaa sitä kautta ISO- ja EN-standardeihin suomalaisten näkökulmat huomioiden.

Tutustu SFS:n toimintaan täältä.

Kirjoittajat:

Janne Kalli työskentelee asiantuntijana Suomen Standardisoimisliitto SFS ry:ssä ja on SFS:n projektinhallintaryhmän sihteeri. Koulutukseltaan hän on yhteiskuntatieteiden maisteri (YTM).
Ville Lestinen on SFS:n projektinhallintaryhmän jäsen ja vetää myös Projektiammattilaiset ry:n teemaryhmää Systeemiajattelu. Lisäksi hän on yhdistyksen hallituksen jäsen.