Tehokkuus ja työtyytyväisyys käsi kädessä – onnistuneen projektin menestysresepti

Tarve toimintatapojen muutokselle oli suuri 

Oral Hammaslääkärit on kasvanut vuosien aikana yrityksenä sekä orgaanisesti että yrityskaupoin. Useiden yritysten erilaisten toimintamallien yhteensovittaminen vaati yhtenäisen toimintatavan rakentamisen myös työvuorosuunnitteluun. Haasteita vallitsevassa lähtötilanteessa oli useita haasteita liittyen henkilöstön työtyytyväisyyteen, toisaalta työvuorosuunnittelussa ilmenneisiin ja sijaisten käyttöön. Lukuisa määrä Excel-listoja, post it -lappuja, kymmenittäin erilaisia toimintamalleja, heikko näkyvyys vallitsevaan kokonaistilanteeseen sekä valtava määrä manuaalityötä – tätä kaikkea lähtötilanteemme piti sisällään. Meillä oli hankkeessa paljon saavutettavaa ja asetimme kunnianhimoiset ja mitattavat henkilöstön tyytyväisyyteen liittyvät laatutavoitteet, toiminnalliset tavoitteet sekä tietenkin liiketoiminnalliset euromääräiset tavoitteet.   

Otimme käyttöön Visma Enterprise Oy:n Saas-pohjaisen Visma Numeron WFM työvuorohallinnan tuoteratkaisun.  Ohjelmiston avulla automatisoimme ja tehostimme Oral Hammaslääkäreiden työvuorosuunnittelua sekä vahvistimme oikeudenmukaista ja tasapuolista henkilöstön kohtelua. Projektin myötä ylimääräiset Excel-tiedostot ja muistivihot jäivät historiaan. Saimme näkyvyyden lähes 70 toimipisteen työvuorosuunnitteluun, tuhansiin suunniteltuihin työvuoroihin ja yhtenäisen työvuorosuunnittelupalvelun piiriin koko hammaslääkäriasemaverkostomme sekä yli 900 työntekijäämme. Tärkeä elementti työvuorosuunnitteluprojektissamme oli myös huolehtia henkilöstömme huippuosaamisen ja toisaalta työvuorotarpeiden yhteensovittamisesta asiakkaidemme parhaaksi.  

Työvuorosuunnittelupalvelut pitävät sisällään kolme erilaista palvelumallia, joiden puitteissa suunnittelua asemaverkostossa tehdään ja joiden mukaan henkilöstösuunnittelijat tukevat asemien työvuorosuunnittelua. Niiden avulla huolehditaan myös alueellisista erityistarpeista. Suunnittelijat vastaavat myös työvuorosuunnittelujärjestelmän ja -palvelun kehittämisestä jatkossa. Yksi toimintamalleista on ns. keskitetty työvuorosuunnittelumalli, jonka toimintaperiaatteita on erityisesti hiottu viimeisten vuosien aikana. Tämän lisäksi on käytössä ns. alueellinen keskitetty malli, jossa tietyn sovitun alueen sisällä toteutetaan yhteistä työvuorosuunnittelua. Kolmas malli on ns. perinteinen malli, jossa työvuorosuunnittelu tehdään paikallisesti ja asemakohtaisesti.   

Työvuorosuunnittelun automaatioaste kasvoi merkittävällä tavalla. Visma Numeronin työvuorosuunnittelun työkalu on hyvin tehokas. Käytännössä se auttaa toteuttamaan liiketoimintalähtöistä työvuorosuunnittelua samalla huomioiden tärkeän tasapuolisen ja oikeudenmukaisen työvuorosuunnittelun. Järjestelmän avulla tiedämme, missä meillä on työvoiman tarvetta, ja onko meillä kenties toimipisteitä, joista voidaan auttaa niitä yksiköitä, joissa työvoiman tarve on suurin. Pystymme järjestelmän avulla arvioimaan ja todentamaan työvuorotoiveiden toteutumista ja tasapuolisuutta.  

Johdon tuki projektin aikana oli merkityksellisen tärkeää 

Projektin tärkeimpiä vaiheita olivat projektin tavoitteiden kirkastaminen johtoryhmässä, projektiryhmän organisointi ja projektisuunnitelman työstäminen yhdessä yhteistyökumppanin kanssa. Suunnittelimme projektin toteutettavaksi vaiheittain huolellisen pilotoinnin kautta. Koska kyseessä oli laaja, koko organisaation kattava muutos, hallittu toteutus oli välttämätön. Riskien hallinta ja niiden minimoiminen oli äärimmäisen tärkeää; olihan kyseessä suoraan henkilöstöön ja asiakasrajapintaan vaikuttava toiminnan uudistus. Koko asemaverkoston mukana olo alkumetreiltä saakka varmisti hallitun käyttöönoton ja näin pystyimme huomioimaan alueelliset- ja asemakohtaiset erityispiirteet.  

Projektiorganisaation tukena toimi erityisen hyödylliseksi koettu erikseen perustettu Advisor Board, jonka jäsenistö oli koottu sekä henkilöstön että esihenkilöiden edustajista. Nämä ryhmät toimivat erittäin tärkeinä sparraajana projektiryhmälle toimien palautteen antajina sekä tiedonkeruun tukena projektin eri vaiheissa.  

Projektin aikana projektiorganisaatiossa tapahtui merkittäviä muutoksia. Tästä esimerkkinä projektipäällikön vaihtuminen kesken kiireisintä projektityöskentelyä. Lisäksi tavoiteasetantaa hiottiin projektin aikana. Nämä olivat isoja muutoksia, jotka toivat haasteita projektiimme. Hienoa oli kuitenkin huomata, että projektin huolellinen ennakkovalmistelu ja suunnittelu, hyvä johtaminen ja dokumentaatio edesauttoivat sujuvaa eteenpäinmenoa henkilöstövaihdoksista ja tavoiteasetannan muutoksista huolimatta.  

Projekti eteni suunnitelmallisesti välitavoitteiden kautta. Tärkeää vuoropuhelua koko projektin ajan tuki säännöllinen johtoryhmäauditointi, jossa projektin etenemistä seurattiin, annettiin tarvittavia evästyksiä projektijohdolle sekä tärkeä tuki projektille. Ylimmän johdon sitoutuminen oli ensiarvoisen tärkeä projektissa onnistumisessa.  

Projektin välitavoitteiden saavuttamista huomioitiin erityisesti. Kiitoksen antaminen oli tärkeä osa onnistuneen projektin eteenpäinviemistä. Se myös osoitti tärkeällä tavalla, että projekti etenee, mikä motivoi ihmisiä jatkamaan eteenpäin. Projektille tunnusomaiset alkutilaisuudet aina päätösjuhlaan koettiin myös tärkeiksi tunnustuksiksi ja kannustuksiksi hyvin tehdystä työstä. 

Tavoitteet saavutettiin

Projektin valmistuttua arvioimme yhdessä tavoitteiden saavuttamista ja teimme laaja-alaisia kartoituksia henkilöstön keskuudessa työvuorosuunnittelun toimintamalleihin liittyen. Tunnistimme yhdessä myös jatkokehitystarpeita. Tavoitteiden toteutumista seurataan edelleen hyvin tiiviissä yhteistyössä yhteistyökumppanimme kanssa. Työvuorosuunnittelun toimintamalleihin tehdään aktiivisesti kehitystyötä, jotta se palvelisi parhaalla mahdollisella tavalla liiketoimintaamme sekä vahvistaisi henkilöstön työtyytyväisyyttä.  

Ennen projektin aloittamista sille asetettiin tietyt tavoitteet esimerkiksi juuri työvuorosuunnittelun automaatioasteeseen ja tehokkuuteen liittyen. Kaikki asetetut tavoitteet myös saavutettiin täysin. 

Työvuorosuunnittelun prosessi itsessään tehostui ja liittymärajapinnat varmistivat tiedonsiirron myös HR-järjestelmään, palkkapalveluihin sekä potilastietojärjestelmään. Tämä vähentää merkittävästi myös päällekkäistä työtä.  

Henkilöstölle järjestelmä on tuonut käyttöön kokonaan uuden sähköisen palvelun, työntekijäportaalin. Portaali tuo omat työvuorot, työvuorotoiveet sekä tietoa omasta työajasta jokaisen työntekijän ulottuville ajasta ja paikasta riippumatta. Seuraavaksi olemme ottamassa käyttöön erityisen mobiilisovelluksen henkilöstön käyttöön.  

Projektiin liittyen vahvistettiin myös tärkeää paikallista sopimista ja otettiin käyttöön uusi palkitsemismalli, Jouston Paikka -bonusvuorot. Paikallisen sopimisen raamit laadittiin yhdessä luottamusmiesten kanssa. Paikallisella sopimisella löydettiin sekä työntekijälle että työnantajalle etuja;  joustavuudella vastataan asemien vaihteleviin työaikatarpeisiin sekä tuodaan työntekijälle uusia keinoja työ- ja yksityiselämän yhteensovittamisessa. Jouston Paikka -bonusvuorojen avulla halutaan kannustaa joustoihin äkillisissä muutostilanteissa ja palkita joustavia työntekijöitä. 

Jatkamme uusien projektien parissa hyödyntäen tämän projektin oppeja. Kaikissa projekteissa voi oppia jotain uutta, siksi se on aina yhtä kiehtovaa! Ihmiset, liiketoiminta ja tavoitteet sekä asiakas ovat kaiken keskiössä onnistuneessa projektissa.  

Yhdessä onnistutaan!  

----- 

Menestyvän projektin muistilista 

#1 Tunnista nykytilanne ja auta ihmisiä näkemään muutoksen välttämättömyys 

Toiminnan kehittämisen lähtökohtana oli nykytilanteen kartoitus ja aito ymmärrys vallitsevasta tilanteesta. Tähän vaiheeseen käytettiin runsaasti aikaa. Paljon keskusteluita ja ennen kaikkea kuuntelemista, mikä on tilanteemme, mitkä ovat suurimmat haasteemme ja toisaalta mahdollisuutemme.  

Jo tässä vaiheessa oli erittäin tärkeää ottaa laajasti organisaatio mukaan keskusteluihin. Nykytilamme laaja-alainen ymmärrys ja siinä ilmenneet haasteet auttoivat henkilöstöä myös ymmärtämään ja vastaamaan kysymykseen miksi tämä hanke on meille tärkeä ja mihin sillä pyritään. Tämän avulla meillä oli mahdollisuus hahmotella tavoiteasetanta ja tahtotilamme. Nykytilan kartoitus auttoi myös tekemään tarvittavia rajauksia itse projektille, missä laajuudessa sitä lähdetään tekemään.  

#2 Tarkista, että organisaatiossa on motivaatio ja halu muuttaa olemassa olevaa  

Varmista, että kaikilla on yhteinen tahtotila ja halu muuttaa toimintaa. Kenellekään ei riitä ”pelkästään” työtehtävien tai projektin suorittaminen, vaan täytyy löytyä myös tahto eli jokin sisäinen ajava voima, joka synnyttää tämän motivaatiota. Projektissa se tulisi olla aina vahva tahto tavoitteiden saavuttamiseen ja onnistunut projektin lopputulos. 

#3 Huolehdi projektisalkkuun aina tarvittavat työkalut 

Projektissa on tärkeää huolehtia ketterät ja modernit projektihallinnan työkalut sekä sopia huolellisesti kanavista, joiden avulla projektia viedään eteenpäin organisoidusti ja hallitusti. On tärkeää, että itse projektissa käytettävät työkalut eivät muodostu itsessään liian työläiksi tai monimutkaisiksi.  

#4 Varaudu yllätyksiin 

 Jokaisessa projektissa sattuu ja tapahtuu asioita, joihin ei ole voinut huolellisellakaan projektisuunnittelulla valmistautua. Ota haasteet pala kerrallaan ratkaistavaksi. Muista, että kaikista yllätyksistä huolimatta, projekti jatkuu tavoitteet kirkkaana mielessäsi.  

#5 Kerää palautetta, opi ja reflektoi tekemistä myös lopussa 

Huolehdi aktiivisesti ja monikanavaisesti palautteen keruu. Älä ”oleta”, vaan esitä aina kysymyksiä ja lisää kysymyksiä.  

#6 Varmista, että opitut toimintatavat säilyvät  

Varmista, että kaikki ovat mukana. Tartu rohkeasti haasteisiin ja kun huomaat taipumusta ”tehdään niin kuin aina ennenkin”, tuo esille edut ja mahdollisuudet, joita muutos tuo mukanaan.  

#7 Pyri hallitsemaan muutosvastarintaa 

Hyviä keinoja hallita projekteissa esille noussutta muutosvastarintaa on useita. Muista aina vastata kysymykseen miksi. Pidä yllä keskustelua, pyydä erityisesti kysymyksiä ja kommentteja. Konkretisoi aina tulokset ja ota ihmiset mukaan suunnitteluun. Aseta aina selkeät tavoitteet. Ota huomioon ”mielipidevaikuttajat” ja käy erityisellä huolellisuudella keskusteluita projektista ja sen tavoitteista. Hyväksy, että vastustusta voi tulla, mutta auta ja tue henkilöstöä muutoksessa.   

#8 Muista viestiä aktiivisesti eri keinoin ja eri kanavia hyödyntäen 

Viesti aktiivisesti eri kanavissa. Huolehdi, että keskeisillä kumppaneilla ja projektiin liittyvillä ihmisillä on riittävästi tietoa projektista ja etenemisestä. Hyödynnä erilaisia viestinnän keinoja. Visualisoi yhteistä tavoitetta säännöllisesti ja kerro projektin etenemisestä ja välitavoitteiden saavuttamisesta.   

Muutoksen syitä, merkitystä ja tavoitteita tulee säännöllisesti nostaa esiin prosessin joka vaiheessa. Viestiä on toistettava ja muistutettava, jotta päämäärä pysyy kirkkaana ja tavoiteltavana. Selkeä ja avoin viestintä ovat merkittävässä roolissa, varsinkin muutoksessa, joka koskee työyhteisöä. 

---- 

Kirjoittaja: Sara Mäki-Kala 

Sara Mäki-Kala työskentelee henkilöstön- ja sisäisen viestinnän johtajana Oral Hammaslääkärit Oy:ssä. Sara johtanut useita strategisia ja liiketoimintaa tukevia kehitysprojekteja ja hän on suorittanut myös Agile HR Certified Practitioner -opintokokonaisuuden. Strateginen ajattelu, ihmiset ja kannattava liiketoiminta ovat teemoja, jotka Saraa erityisesti puhuttelevat.  

Kuva: Pia Ingren

Oral Hammaslääkärit Oyj on Suomen suurin yksityinen suun terveydenhuollon palveluja tarjoava ketju, jossa työskentelee yli 1 600 alan ammattilaista 70 toimipisteessä ympäri Suomea. Olemme Great Place to Work -sertifioitu työpaikka, jossa työntekijöiden hyvinvointia tuetaan vahvasti ja työssä viihtymiseen panostetaan. Toimimme osana kansainvälistä Colosseum Dental Groupia, jonka lopullisena edunsaajana on lasten ja nuorten kehittymistä maailmanlaajuisesti tukeva hyväntekeväisyyssäätiö.