Toimiva projektisalkku tukee Metsähallituksen hankkeita

Metsähallitus on suuri projektiorganisaatio ja haluttu projektikumppani, koska se voi olla projektikumppanina sekä julkisena että yksityisenä toimijana. Metsään ja luontoon liittyvät projektit ovat olleet viime vuosina hyvin suosittuja, ei vain Suomessa vaan myös EU-tasolla. Metsähallitus onkin Euroopan kokenein organisaatio ympäristöön, luonnonsuojeluun ja ilmastotoimiin kohdistuvien Life-projektien toteuttajana

Suositulle kumppanille kertyi Metsähallituksen projektipalvelupäällikkö Mikko Tiiran mukaan lopulta niin paljon projekteja, että kokonaisuuden hallinnasta tuli haasteellista. Niinpä projektit, joita haetaan tai joihin osallistutaan, täytyy valita entistä strategisemmin eikä vain lähteä pyydettäessä mukaan.

Metsähallitus käynnisti laajan kehittämisprojektin kokonaisuuden parempaa hallintaa varten. Usean askeleen kautta saatiin vuoden 2022 alussa käyttöön SALKKU-järjestelmä. Pari vuotta sitten Haave-projektissa etsittiin ”oikeaa” järjestelmää, jonka avulla päästäisiin eroon wordeista ja exceleistä. Samalla haettiin työkaluja hallita koko Metsähallituksen projektisalkkua ja projektien resursseja.

Strategisia hankkeita lisää

Kehitystyön aluksi pyydettiin ulkopuolinen arvio Aalto-yliopiston opiskelijatyönä. Siinä todettiin, että projektit toimivat hyvin, samoin taloushallinto. Ongelmana näyttäytyi, että projektien oppeja ei hyödynnetty riittävästi ja että strategia ei ohjannut riittävästä projektien valintaa. Myös siihen haluttiin parannusta.

SALKKU-järjestelmä on ollut käytössä vuoden 2022 alusta alkaen. Kaikki käynnissä olevat projektit on siirretty sinne, ja uudet viedään sinne heti asettamisesta lähtien.

- Kaikkiaan tähän on mennyt 2,5 vuotta, joista viimeisin vaihe oli 1,5 vuoden pituinen. Nyt olemme kuitenkin jo uudestaan liikkeessä: selvitämme miten voimme parantaa strategista salkunhallintaa, Tiira kertoo.

Osa Metsähallituksen projekteista on enemmän operatiivisia ja osa selkeämmin strategisia. Niiden erottelu on vasta alussa, ja Tiiran mukaan ne käydään seuraavan vuoden aikana kaikki läpi.

Kehittämistyön aikana projektien hoitaminen on ammattimaistunut. Hankkeen aikana perustettiin projektipalvelut, jonka ainoana työntekijä aloitti Mikko Tiira. Aiemmin hän työskenteli alueen kehityspäällikkönä. Projektitoimistosta muodostettiin tiimi, joka oli aluksi osa strategiatiimiä ja myöhemmin oma yksikkö, jossa työskentelee kuusi henkilöä. Yksikkö vastaa isojen projektien läpiviennistä. Projektipäälliköitä on pystytty osin vakinaistamaan ja vähentämään vaihtuvuutta.

Lue artikkeli kokonaisuudessaan syyskuun alussa ilmestyvästä Projektimaailma-printtilehdestä

Teksti: Marja Keränen, Viestintätoimisto Medita Oy

Kuva: Katariina Tiira