Valtori valtionhallinnon ICT-palveluiden toimittajana

Projektikulttuurin muutos on hidasta. Muutosta ei voi tehdä kertarysäyksellä, koska sen kohteena ovat ihmiset ja toimintamallit.

”Valtori tuottaa valtionhallinnon toimialariippumattomia ICT-palveluita sekä korkean varautumisen ja turvallisuuden vaatimukset täyttäviä tieto- ja viestintätekniikan palveluja. Asiakkaitamme ovat kaikki valtionhallinnon virastot ja laitokset. Asiakkaina voivat olla myös valtion liikelaitokset, muut julkisen hallinnon viranomaiset, julkisoikeudelliset laitokset, eduskunta ja valtion talousarvion ulkopuoliset rahastot ja julkista hallinto- tai palvelutehtävää hoitavat yritykset tai yhteisöt”. (Lähde: www.valtori.fi)

Valtorissa työskentelee noin 1 400 henkilöä. Olemme hajasijoittunut organisaatio, toimimme Suomessa yli 30 paikkakunnalla. Valtorin vastuulla on noin 92 000 työasemaa ja 17 000 palvelinta. Organisaatiomme jakautuu kahteen eri liiketoimintaan, TORI ja TUVE. Projektikulttuurin muutoksen ensimmäinen vaihe koski TORI-liiketoimintaa ja nyt jalkautus on alkanut TUVE-liiketoiminnassa.

Tällä hetkellä meillä on TORI-liiketoiminnassa käynnissä n. 150 projektia ja 18 laajempaa strategista ohjelmaa (hanketta). Projektitarpeita on salkussa n. 100 kpl odottamassa käynnistystä. Käsiteltyjä projektitarpeita on lähes 300 kpl. TUVE liiketoiminnassa projekteja on käynnissä n. 190 kpl ja muutama laajempi strateginen ohjelma (hanke).

Projektitoiminnan kehittäminen kumpusi strategiasta

Valtorin projektitoimisto perustettiin toukokuussa 2018. Projektitoimiston tarve tunnistettiin projektitoiminnan tilaa selvittäneen hankkeen yhteydessä. Samassa projektissa olimme tutustuneet julkishallinnolle suunniteltuun ABC-projektimalliin (Adapro) ja projektin ohjausryhmä teki päätöksen ko. mallin käyttöönotosta Valtorissa.

Ensimmäisenä tehtävänä projektitoimiston käynnistyksen jälkeen oli toiminnan suunnittelu. Tähän liittyi olennaisesti Valtorin johdon vaatimukset projektitoiminnalle sekä projektitoimiston sidosryhmien vaatimukset siitä, kuinka toimintaa pitäisi parantaa. Valtorin projektitoiminnan kehittäminen on ollut eräs Valtorin tärkeimmistä strategisista kehityskohteista.

Projektikulttuuri

Monesti kuulee kysyttävän, mitä projektikulttuuri tarkoittaa. Se tarkoittaa organisaation tapaa hallita projekteja ja tehdä projekteja koskevia päätöksiä hallitusti. Projektikulttuurin liittyy olennaisesti johtaminen ja päätöksenteko. Projektien johtaminen ei siis tarkoita ainoastaan projektipäällikön kyvykkyyttä, vaan koko organisaation kykyä ymmärtää projekteihin liittyvät toimintamallit.

Projektikulttuurin tärkeimpiä asioita ovat salkunhallinta ja se, miten salkkuja johdetaan. Ilman salkunjohtamisen prosessia organisaatiolla ei ole näkyvyyttä tuleviin projekteihin, käynnissä olevien projektien tilaan tai projektien tavoiteltujen hyötyjen arviointiin. Projektikulttuuriin liittyy myös olennaisena osana ymmärrys projektin määritelmästä: se on aina ainutkertainen rajattu kokonaisuus, jolla on tietty tavoite. Projekti on aina muutos ja se voi vaikuttaa useaan eri sidosryhmään tai toimintoon. Siksi vaikutusten analysointi on projektin valmisteluvaiheessa erittäin tärkeää.

Projektikulttuurin kehittämisen valmistelu aloitettiin syksyllä 2018. Projektikulttuurin muutos kokonaisuutena on laaja ja vaikuttaa lähes koko organisaatioon. Sidosryhmiä on useita: meillä Valtorissa toimintamallimuutos on vaikuttanut esim. talouden, käyttäjätuen, projektipäälliköiden, tuotannon, projektien omistajien ja muiden projekteissa työskentelevien toimintamalleihin.

Ensi vaiheessa tärkein tehtävämme olikin tunnistaa muutokseen liittyvät tärkeimmät sidosryhmät ja sen kautta teimme suunnitelman, kuinka muutos tehdään ja miten se jalkautetaan yhdessä sidosryhmien kanssa.

Projektijohtamismalli kaiken perustana

Valtorin projektitoiminnan perustana on Adapron Leijona-malli. Olemme sovittaneet perusmallin Valtorin toimintaan. Projektijohtamismalli ohjaa projekteihin liittyvää päätöksentekoa porttipäätöksiin liittyvien kysymysten kautta. Mallin tavoitteena on varmistaa useita projektin läpivientiä varmistavia asioita, mm. projektin tavoite ja laajuus – ymmärrämme, mitkä ovat projektin konkreettiset tavoitteet, meillä on resurssit (rahoitus ja henkilöt) läpivientiin ja meillä on kyvykkyys toteuttaa projekti.

Projektijohtamismallin avulla pyrimme varmistamaan, että projekti viedään läpi tiettyjä laatukriteereitä noudattaen tai jos tulee poikkeuksia, ne käsitellään hallitusti projektijohtamismallissa kuvatulla tavalla.

Muutos

• Projektikulttuurin muutos on hidasta. Muutosta ei voi tehdä kertarysäyksellä, koska sen kohteena ovat ihmiset ja toimintamallit. Ihmisiin ja toimintamalleihin kohdistuvan muutoksen läpivienti on aina hidasta.
• Olemme onnistuneet kahden vuoden aikana selventämään projektin tarkoitusta ja projekteihin liittyviä rooleja sekä sidosryhmiä.
• Projekteja hallitaan eri salkuissa ja salkuilla on vastuuhenkilöt. Projektin omistaa aina projektin omistaja.
• Projekteille varataan aina resurssit ja resursseja hallitaan.
• Projektipäällikön rooli on terävöitynyt ainakin TORI-liiketoiminnassa. Projektipäällikkö vastaa projektin läpivientiin liittyvistä prosesseista, joita on Valtorissa kuvattu hyvinkin tarkalla tasolla. Projektipäällikön ammatti on hyvin erityinen oma osaamisalansa.
• Käytämme projektipäälliköiden osaamisen kehittämiseen IPMA^® Individual Competence Baseline -mallia. Meillä on juuri alkanut asiantuntijasta projektipäälliköksi -koulutuspolku, jonka avulla pyrimme saamaan Valtorille lisää projektiosaamista.
• Olemme kouluttaneet n. 100 projektin omistajaa ja saman verran projektipäälliköitä.
• Olemme kouluttaneet myös n. 80 projektin omistajan ja projektipäällikön esimiestä ja resurssiesimiestä.
• Koulutukset painottuivat vuodelle 2019 ja niitä on jatkettu vuoden 2020 syksyllä. Valmennukset jatkuvat taas vuoden 2021 alussa.
  

Lue myös Milla Rannan kirjoittama blogijuttu "Sisäänrakennettu laatu Valtorin projektitoiminnassa".

Kirjoittaja

Sari Stenman
Yksikön päällikkö, projektitoimisto ja prosessit -yksikkö, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori


Valtion palveluksessa yli 20 vuotta, josta projektitoimintaa n. 15 vuotta. Aloitin Valtorissa sen perustamisen yhteydessä. Valtorissa olen työskennellyt projekti- ja ohjelmapäällikkön (hankepäällikön)- ja kehityspäällikön tehtävissä. Tällä hetkellä työskentelen projektitoimisto ja prosessit yksikön päällikkönä Palvelut ja kehitys tulosyksikössä.


Koulutus:
Projektijohtamisen insinööri, YAMK
Tietojenkäsittelyn tradenomi, AMK
Datanomi
Certified PMO Manager (CPMO®)
IPMA^® Level B
ITIL v3
https://www.linkedin.com/in/sari-stenman