Vantaan Energia kiillotti uuden projektimallinsa Thinking Portfolion projektisalkun käyttöönotolla

Kaupallinen yhteistyö: kumppani Thinking Portfolio, projektisalkku

Tämä artikkeli on kaupallinen yhteistyö Thinking Portfolio Oy:n kanssa.

Vantaan Energia on yksi Suomen suurimmista kaupunkienergiayhtiöistä, joka tuottaa lämpöä ja sähköä sekä myy lämpöpalveluita. Yhtiössä nähdään, että sillä on käsissään avaimet ilmastonmuutoksen suunnasta ja nopeudesta ja yhtiö panostaa hiilineutraalien energiaratkaisujen löytämiseen mm. kiertotalouden keinoin. Vantaan Energian tavoite on olla hiilineutraali jo vuoteen 2030 mennessä. (www.vantaanenergia.fi)

Thinking Portfolion projektisalkku avasi näkymän organisaation projekteihin

Vantaan Energian Strategisen Suunnittelun kehityspäällikkö Susanna Schauman-Hynes oli yhtiössä vastuussa Thinking Portfolion projektisalkun käyttöönotosta. Salkun käyttöönotto oli luonnollinen ja tarpeelliseksi koettu osa organisaation projektikulttuurin kehittämishanketta. Projektisalkun käyttöönottoa nopeutti se, että projektimallin uudistus oli jo tehty ja prosessit käyty sisäisesti läpi siinä vaiheessa, kun Thinking Portfolion implementointiprojekti alkoi. Eteneminen sujui ketterästi ja kalenterointi oli helppoa, kun ei tarvittu isoa projektitiimiä enää tässä vaiheessa.

– Todella hyvä hankinta, koska jos olisimme uusineet pelkästään projektimallin, ei meillä olisi niin hyvää näkymää kaikkeen eikä konkreettisia hyötyjä todennettavissa. Thinking Portfolio oli minulle tuttu aiemmasta työpaikastani, jossa olin ihastunut sen helppokäyttöisyyteen, siksi suosittelin sitä myös meille.

– Olimme tehneet määritykset jo etukäteen projektimallin osalta, joten nyt riitti, että varmistelimme joitain projektisalkkutyöpajoissa esille tulleita kysymyksiä. Uuden projektimallin jalkauttaminen ja projektisalkun käyttöönotto samanaikaisesti osoittautui hyväksi ratkaisuksi. Yhteistyö Thinking Portfolion kanssa meni todella hyvin. Konsultit osasivat ehdottaa erilaisia vaihtoehtoja ja ottaa huomioon vähän epämääräisempiäkin toiveitamme. Olen antanut Thinking Portfoliolle jälkikäteen palautettakin erinomaisesti sujuneesta yhteistyöstä.

Thinking Portfoliosta saa paljon tietoa irti pienellä panostuksella

Thinking Portfolion projektisalkun hyödyt ovat tulleet nopeasti esiin salkkujohtoryhmän katselmuksissa. Susanna esittelee salkun projektien tilanteen johtoryhmälle kerran kuukaudessa. Katselmuksessa käydään läpi projektien kuukausiraportit ja suurimmat poikkeamat, projektiresursoinnin kokonaistilanne sekä salkun yleistilannetta eri näkökulmista. Lisäksi hyväksytään uudet projektit suunnitteluvaiheeseen.

– Jory on ollut positiivisesti yllättynyt siitä, kuinka Thinking Portfoliosta on saanut todella paljon tietoa suhteellisen pienellä panostuksella. Tietoa on niin paljon saatavilla, että kaikkea ei osata tässä vaiheessa vielä hyödyntääkään. Tavoitteena on luoda projektisalkusta yksi oleellinen konsernin tiedolla johtamisen lähde ja sitä harjoitellaan nyt askel kerrallaan.

Henkilöstötarpeen ennustaminen on helppoa Thinking Portfolion näkymien avulla

Projektien resursoinnin arviointi ja sen kautta kokonaiskuvan saaminen projekteihin tarvittavasta henkilötyömäärästä on oleellinen osa Vantaan Energian projektisalkun hallintaa. Projektien henkilöstötarvetta pyritään ennustamaan vähintään puoli vuotta eteenpäin.

Tämän lisääntyvän näkyvyyden ansiosta myös muu työ kuin projektit on haluttu viedä salkkuun peruskuorma-/ linjatyövarauksena. Näin projektiresurssien kokonaistyömäärä saadaan tarkasteluun ja näkyväksi myös esimiehille.

– Parin kuukauden resursointiharjoittelun jälkeen meillä on nyt jo aika hyvä kuva siitä mikä resurssitilanne on. Tehtyjen projektituntien kirjaaminen salkkuun on myös aloitettu, jotta saadaan verrattua resursoitua työmäärää toteumaan.

Erillisiä raportteja tai dokumentteja ei tarvitse enää tehdä

Vantaan Energian projektiprosessissa on luovuttu irrallisista PowerPoint-, Word- ja Excel-tiedostoista, koska Thinking Portfoliossa on kaikki oleellinen projektin hallinnollinen dokumentaatio ja raportointi. Dokumentaation tuottaminen on helppoa, koska esimerkiksi projektisuunnitelma ja loppuraportti alkavat rakentua heti, kun projekti perustetaan salkkuun. Projektisalkun käyttö projektinhallinnassa vähentää näin selkeästi projektipäällikön työn määrää. Salkun käyttö on myös koettu helpoksi, mikä onkin ehdoton edellytys, koska asiantuntijat tekevät projektinhallintaa muun työn ohessa; päätoimisia projektipäälliköitä ei ole yhtiössä kuin kourallinen.

– Salkun käyttöönottovaiheessa sinne vietiin kaikki käynnissä olevat strategiset – ja kehitysprojektit, ja ne dokumentoitiin suunnitteluvaiheesta lähtien. Jokainen projektipäällikkö vei omat projektinsa salkkuun koulutuksen yhteydessä, siinä oppi parhaiten, kertaa Susanna salkun käytön aloitusvaihetta.

– Käyttöönoton jälkeen alkaneet projektit on viety salkkuun jo esiselvitysvaiheessa.

– Käyttäjien palaute on ollut positiivista. Asiantuntijamme ovat nähneet salkun selkeänä ja itseohjaavana työvälineenä, joka tukee projektiprosessia. Projektisalkun käyttö projektin suunnittelussa ja -hallinnassa on toki vielä suhteellisen alkuvaiheessa ja vaatii tukea aivan kuten projektiprosessin eri stepit vaativat säännöllistä muistuttelua. Itselläni salkku on koko päivän auki yhtenä työvälineenä sähköpostin ja Teamsin rinnalla ja hyppelen siellä pitkin päivää päivittämässä tai hakemassa tietoja ja kirjaamassa omia projektituntejani.

Thinking Portfolion palvelusalkku kiinnostaa

Raportoinnin laajempi hyödyntäminen on seuraava kehitysaskel ja myöhäisemmässä vaiheessa on suunnitelmissa rakentaa liittymiä esimerkiksi talouden ja työajan seurantajärjestelmiin.

Palvelusalkku on myös suunnitelmissa; suuri hyöty nähdään Palvelu- ja Projektisalkun yhteydessä erityisesti erilaisten kehittämisen roadmap -näkymien luonnissa sekä salkkujen yhteisen resurssoinnin hyödyntämisessä.

---

Kirjoittaja Susanna Schauman-Hynes työskentelee kehityspäällikkönä ja PMO:ssa Vantaan Energialla. www.vantaanenergia.fi


Kuvat: Vantaan Energia

---

Thinking Portfolio on Projektiammattilaiset ry:n vuoden 2021 kumppani.


Kirjoitus on julkaistu alunperin Thinking Portfolion verkkosivuilla: thinkingportfolio.com/vantaan-energia-kiillotti-uuden-projektimallinsa-thinking-portfolion-projektisalkun-kayttoonotolla