Artikkelit
26.3.2021 10.00 / Palkitut
Verohallinnon palkittu Valmis-hanke valmistui aikataulussa ja pysyi kustannustavoitteissa
Vuosina 2013-2020 toteutettu hanke päättyi huhtikuussa 2020 ja palkittiin Vuoden projektina lokakuussa Projektipäivillä.
Hyvä valmistelu etukäteen sekä tiukka aikataulujen ja kustannusten seuranta koko projektin ajan ovat olleet Verohallinnon Valmis-hankkeen avaimet menestykseen. Myös johdon sitoutuminen ja koko henkilöstön mukaan ottaminen ovat olleet ratkaisevia onnistumisen tekijöitä.Hankejohtajana vuosina 2013-2017 toiminut Eija Lönnroth ja hänen seuraajanaan hankkeen loppuun asti jatkanut Virpi Pikkarainen antavat onnistumisesta tunnustusta sekä Verohallinnon johdolle että työntekijöille. Hyvä yhteishenki on kantanut tiukoissakin tilanteissa.
- Pääjohtaja oli alusta asti mukana ja sitoutunut hankkeeseen, hän oli myös hankkeen ohjausryhmän puheenjohtaja. Verohallinnon johtoryhmä toimi hankkeen ohjausryhmänä, Lönnroth ja Pikkarainen kertovat.
Paremmat välineet asiakkaan kokonaisuuden hallintaan
Hankkeen valmistelu käynnistyi, kun Verohallinnossa tunnistettiin, että vanhat tietojärjestelmät olivat elinkaarensa lopussa. Erilaisia tietojärjestelmiä oli yhteensä noin 70 ja ne haluttiin yhdistää yhdeksi nykyaikaiseksi järjestelemäksi. Eija Lönnrothin mukaan verotus toimi hyvin, mutta lukuisien järjestelmien ylläpito oli hankalaa ja kehittäminen kallista.- Tavoitteena oli suunnittelun alusta asti toiminnan kehittäminen ja tehokkuuden kasvattaminen, rutiinitehtävien vähentäminen ja automaatioasteen lisääminen. Haluttiin saada paremmat välineet asiakkaan kokonaisuuden hallintaan, Lönnroth kertoo.
Nämä asiat edellyttivät myös muutoksia verotuslainsäädäntöön. Valmis-hankkeessa valmistellulla lakipaketilla yhtenäistettiin menetelmiä ja karsittiin monimutkaisuutta.
Asiakkaan paras palvelu oli uudistusten punainen lanka koko hankkeen ajan suunnittelusta toteutukseen. Ennen hanketta veroilmoitus oli jo verkossa, ja verokortin asiakas pystyi hakemaan verkosta itse. Sähköisiä palveluja ei Lönnrothin ja Pikkaraisen mukaan aluksi ollut edes tarkoitus uusia, mutta pian huomattiin, että siihenkin oli tarvetta.
- Aluksi suunniteltiin uudistusta vain ”konepellin alle”, mutta myös palveluiden uudistamiseen huomattiin tarve, Pikkarainen kertoo.
Runsas joukko tavoitteita
Verohallinnon järjestelmien ylläpito- ja kehittämiskustannukset olivat ennen hanketta kasvaneet jatkuvasti. Kehittäminen oli hidasta ja aikaa vievää, eikä tuloksia saatu riittävän nopeasti. Henkilökunnan työajasta suuri osa kului rutiinitehtäviin, joista automaatioastetta nostamalla voisi vapauttaa aikaa tuottavampiin töihin.Koska tavoitteita ja järjestelmiä oli paljon, hanke piti pilkkoa useaksi osatavoitteeksi ja -hankkeeksi, jotka aikataulutettiin. Viidestä käyttöönotosta Eija Lönnroth vei hankejohtajana läpi kolme ja Virpi Pikkarainen kaksi.
- Yksi tärkeä tavoitteemme oli, että henkilöstö säilyy tästä läpi ehjin nahoin, oppii käyttämään järjestelmää sekä tuntee muuttuvan lainsäädännön. Palvelutaso pyrittiin pitämään hankkeen aikanakin hyvänä, ja verotuksen haluttiin pyörivän normaalisti koko ajan, Pikkarainen kertoo.
Verotuksen vaikutukset ja verohallinnon toiminta ulottuvat kaikkialle yhteiskuntaan. Hankkeen seitsemän vuoden aikana ehti tapahtua monenlaista: poliittiset voimasuhteet muuttuivat, pidettiin eduskuntavaalit, hallitus ja hallitusohjelma vaihtuivat.
Monta kertaa hankkeen aikana kuitenkin varauduttiin nopeisiin muutoksiin ja riskien hallintaan. Uudistus eteni vaiheittain, sidosryhmät kartoitettiin ennen uutta vaihetta, olemassa olevaa tietoa hyödynnettiin ja verohallinnon viestintä oli koko ajan mukana suunnittelussa ja toteutuksessa. Sisäiseen viestintään palkattiin henkilö hanketiimiin.
- Yhteiskunnan rahoitus on turvattava, ja se on Verohallinnon tehtävä. Meidän on uudistettava verotusta ja sen järjestelmiä kaukokatseisesti. Verotus toimitetaan tietojärjestelmien avulla, ja siksi niiden on toimittava luotettavasti, Pikkarainen korostaa.
Myös asiakkaan on osattava toimia oikein. Asiakaspäätä tukevat ratkaisut ovat tärkeitä, jotta koko prosessi toimii.
Järjestelmät mukautuvat jatkuvaan muutokseen
Hankkeen aikana, ja Verohallinnossa muutenkin, elettiin jatkuvan muutoksen keskellä. Muutoksiin varauduttiin tiiviissä yhteistyössä valtiovarainministeriön kanssa. Muutoksia ja hankkeen aikatauluja soviteltiin yhteen.- Riippuvuuksien hallinnassa toimi oma, erillinen tiimi, joka ennakoi lakimuutoksia. Muutoksiin valmistauduttiin, niitä suunniteltiin ja analysoitiin. Tiimissä oli kokeneita, hyvin toiminnan tuntevia henkilöitä, jotka pystyivät arvioimaan, mille kaikille alueille muutos vaikuttaa, ja onko kyseessä suuri vai pieni muutos, Pikkarainen kertoo.
Erilaisiin riskeihin hankkeessa valmistauduttiin alusta asti lukemalla muiden hankkeiden kokemuksista ja varmistamalla hanketoimiston toiminta ja päätöksenteon sujuvuus.
- Projektin suuri koko ja henkilöstön riittävyys olivat haasteita, jotka otettiin alusta asti huomioon, Lönnroth kertoo.
Tarvittaessa muutettiin toimintatapaa. Esimerkiksi neljäs käyttöönotto jaettiin kahtia, koska sitä ei olisi pystytty viemään läpi kerralla.
Hanketoimiston organisointi oli suuren hankkeen onnistumisen edellytys. Hankkeen jokaisessa toteutusvaiheessa työskenteli 350-500 henkilöä. Kuva: Verohallinto
Päätoimisuus tuki onnistumista
Rekrytoinnit olivat muutenkin hankkeen kannalta ratkaisevia ja niihin panostettiin. Hankkeessa painotettiin päätoimisia resursseja ja yksiköillä oli mahdollisuus rekrytoida hankkeessa työskentelevän tilalle toinen työntekijä. Lönnroth ja Pikkarainen painottavat, että projektityö vaatii paljon resursseja, mutta sitä on usein vaikea hyväksyä.- Rekrytointi oli pitkä prosessi. Jo vuosi ennen hankkeen alkua mietittiin, millaisia henkilöitä tarvittiin ja kirjattiin osaamisvaatimukset. Painotimme senioriteettiä. Meillä oli niin hyvä onni, että ihmiset olivat halukkaita osallistumaan, tulijoita oli enemmän kuin tarvittiin ja ihmiset ovat halunneet jatkaa hankkeessa. Henkilöstötyytyväisyys on ollut suuri. Päätoimisuus on ollut valtava onnistumiseen vaikuttava tekijä, Lönnroth kertoo.
Hankkeen jokaisessa toteutusvaiheessa työskenteli 350-500 henkilöä, jotka palkattiin puolesta vuodesta vuoteen pituisiksi jatkoiksi. Hankkeessa pyöri jatkuva perehdytysohjelma. Rankan hanketyön vastapainoksi henkilöstölle luotiin yhteisöllisyyttä järjestämällä yhteisiä tilaisuuksia, tapahtumia ja juhlia. Tiimit tapasivat vapaa-ajallakin.
.jpg)
Vuosia kestäneen Valmis-hankkeen toteutti suuri joukko eri alojen ammattilaisia.
Selkeät tavoitteet, tiukka seuranta
Seitsemän vuotta kestänyt, yli 140 miljoonan euron hanke toteutui lopulta hyvin. Eija Lönnroth painottaa sen merkitystä, että budjetti oli tiedossa alusta asti ja sitä seurattiin tiukasti. Hankkeen oma ulkoisten kustannusten budjetti oli 109 miljoonaa euroa ja lisäksi käytettiin verohallinnon omia toimintamenoja.- Vältimme tilapäisratkaisuja, jotka nostavat kustannuksia. Hankkeen toteutumisen kannalta on tärkeää, että tavoitteet ovat selvät ja muutoshallinta on hyvä. Lisäksi on tärkeää, että pidetään kiinni siitä, mitä on sovittu, Lönnroth kiteyttää.
Jälkikäteen ajatellen Lönnroth ja Pikkarainen olisivat ottaneet loppukäyttäjät vielä aikaisemmin ja tiiviimmin mukaan.
- Meille on ollut tärkeää, että hankkeessa on ollut itseohjautuvat tiimit. Mikromanageeraukseen ei ole ollut mahdollisuutta, vaan on menty tavoitejohtamisen kautta. Tiimit ovat johtaneet itseään. Tavoite on ollut selkeä, ja he ovat saaneet itse suunnitella tekemisen tapansa, hankejohtajat kiteyttävät.