Projektiviestinnän monet ulottuvuudet

Solu Digital Oy:n 10v -blogisarja, osa 2

Projektiviestinnässä on tultu pitkä matka kahvihuoneiden ilmoitustauluista nykypäivän virtuaalityön mahdollistaviin ratkaisuihin. Solu Digitalin Marko Koskela kirjoittaa projektiviestinnän kehityksestä 10 vuoden ajalta nykypäivään ja tulevaisuuteen.

Projektiviestintä on kehittynyt viimeisen vuosikymmenen aikana valtavasti. Vuonna 2011, jolloin perustimme IT-konsultointiyrityksemme Solu Digitalin, viestintä oli pääsääntöisesti offline. Esimerkiksi rakennusprojekteissa viestintä hoitui työmaan ilmoitustaulun kautta, lähettämällä kirjeitä tai joissakin tilanteissa jopa sähköpostia toimittajille, ja palavereissa.

Projektiviestintä on helpottunut ja muuttunut vuorovaikutteisemmaksi viestinnän siirryttyä verkkoon, jossa eri sidosryhmäläiset viestivät keskenään reaaliaikaisesti. Modernit työkalut mahdollistavat saumattoman työskentelyn ja nopean tiedonkulun sidosryhmien ollessa nykyään enemmän tietoisia projektijohdon viestinnästä niin verkossa kuin sen ulkopuolellakin.

Projektinhallinnan ekosysteemit toimivatkin nykyään enemmän yritysten kaltaisesti, joissa vasteaika reagoida ja kommunikoida tyypillisesti pitenee tiedon pysähtyessä matkalla organisaatiolta toiselle oikeita tahoja tavoiteltaessa.

Kehittyvä projektikommunikointi edellyttää uusia taitoja

10 vuotta sitten tieto kulki U:n muotoista rataa, jolloin prosessi lähti liikkeelle U:n pohjalta toimittavan osapuolen ruohonjuuritasolta. Sieltä asiaa vietiin eteenpäin kiipeämällä organisaatiossa sille tasolle, jonne kuuluvalla oli lupa ja uskallus kommunikoida asia toiseen organisaatioon U:n toiseen kärkeen. Tällöin asia taas hiipii pikkuhiljaa alaspäin kohti asiantuntevaa ja osaavaa porukkaa.  



Nykyään verkkopohjainen pikaviestintä mahdollistaa avoimemman ja vapaamman keskustelun ruohonjuuritasollakin. Vuorovaikutuksen merkitys onkin kasvanut nykypäivän työskentelyssä. Esimerkiksi kirjoittamisen taito on noussut myös erittäin tärkeään rooliin kommunikoinnin sujuessa pääsääntöisesti kirjallisesti.

Videot ovat uusi tapa viestiä. Niiden hyödyistä voi projektinhallinnassakin ottaa kaiken irti. Projektipäiväkirja voisi vaikkapa olla projektivideopäiväkirja uutena dokumenttimuotona.

Projektiviestintä tulevaisuudessa

Rakennustyömaiden ilmoitustauluista ja kirjeistä on tultu pitkä matka virtuaalisten tiimien dokumentin-, tiedon- ja tehtävienhallinnan keskitetyillä, yhteistyötä edistävillä toiminnallisuuksilla. Matka edelleen jatkuu virtuaalityötä mahdollistavien työkalujen käyttötarkoitusten monipuolistuessa

Viestinnän tulevaisuuden suuntaa ohjaa automaatio. Projektinhallinnan rutiineja pystytään automatisoimaan yhä enemmän ja yhä monimutkaisempina työnkulkuina. Automaattiset prosessit on mahdollista kehittää uudelle tasolle tekoälyn kanssa, jolloin tiedon ja dokumenttien tallennus, käsittely ja säilytys voi säästää aikaa ja rahaa huomattavasti samalla kun töiden teko helpottuu ja viestintä pelaa.


Lue blogisarjan muut osat:
Projektinhallinnan työkalujen kehitys viimeisen vuosikymmenen aikana, blogisarjan osa 1
Projektijohtamista reaaliaikaisen tiedolla johtamisen tukemana, blogisarjan osa 3




Kirjoittaja:

Marko Koskela
Chief Commercial Officer, Partner
Solu Digital Oy

---

Solu Digital Oy on digitaalisen tiimityön johtava kehittäjä, joka toimittaa ja kehittää tiedonhallinnan ratkaisuja Microsoft-teknologioilla. Vuonna 2011 perustettu yritys on Microsoft Gold -kumppani Suomessa, jonka ratkaisu- ja palveluvalikoima kattaa monipuolisesti modernin tiedonhallinnan tarpeet.