Aivotyön tuunaajat tutuistuivat työ- ja mielentiloihin

Pontus Kihlman ja Suvi Nenonen

Tuntuuko sinusta, että niin töissä, opiskellessa kuin vapaa-ajallakin kännykkäsi piippaa ilmoituksia jatkuvasti, sähköpostisi tulvii, keskittyminen herpaantuu, ajatus pätkii ja muisti reistailee? Stressaavatko jatkuvat keskeytykset, lisääntyvä tietomäärä, teknologian läsnäolo kaikkialla, 24/7 tavoitettavuus, näyttöjen sininen valo, hankalat käyttöliittymät tai jatkuva tekninen osaamisvaje kun joka kuukausi joudut opettelemaan uusia tsydeemejä ja härpäkkeitä suoriutuaksesi perustyössäkin? Eikä mikään ihme, koska aivotyön kognitiiviset vaatimukset ovat lisääntyneet digitalisaation myötä lähes kaikkialla.

Niin tuntui meistäkin, ja siksi Smart Way of Working –verkoston aktiivijäsenet päättivät suunnata tammikuun pakkasessa vierailulle Tampereen Kampusareenalle, jossa Tampereen teknillisen yliopiston kampuksella aivotyötä tehdään sekä toimisto- että oppimisympäristöissä ja missä mm. Suomen Yliopistokiinteistöt Oy, TEK ry ja Regus ovat jatkuvasti kehittäneet omia konseptejaan aivotyötä tukemaan. Ja mitä parasta, vastassamme oli yhteisen työpajan alustajana apulaisprofessori Henri Pirkkalainen, joka johdatteli keskustelua aiheeseen ”teknostressi” tutkitun tiedon näkökulmasta. Tämän lisäksi Martelan Arja-Liisa Kaasinen ja TTY:n Suvi Nenonen johdattelivat keskustelua ja työpajaa aiheista digiprofilointi, kognitiivinen ergonomia, hyvinvointi ja tilat. Esitysten ajankohtaisuutta maustettiin vastikään ilmestyneen kirjan Aivot Työssä (Helsingin yliopiston kasvatustieteellisen tiedekunnan professori Minna Huotilainen sekä psykologi ja aivotutkija Katri Saarikivi) oppien avulla. Aihe nousi myös lehtiotsikoihin lähes samana päivänä.
 
Aihe teknologian mahdollistamasta milloin ja missä vain -työstä ja keskeytysten kulttuurista on laaja, mutta todettakoon aluksi, että kiireen tunne, stressi ja kognitiivinen kuormittuminen on aina yksilöllistä. Esimerkiksi kiire, keskeytykset, usean tehtävän tekeminen yhtä aikaa ja työskentely yli eri aikavyöhykkeiden tuottaa harmaita hiuksia, hajamielisyyttä tai adrenaliinia ja innostusta ihmisiin eri tavoin.

Tulipalojen sammuttajat ja hötkyilijät
Tyypillistä kuitenkin on, että työn moniajo tai monen asian samanaikainen suorittaminen (multitasking) sekä monisuorittajien näennäinen ”tekemisen meininki” heikentävät aivotyöläisten suorituskykyä. Monesti hötkyily ja sählääminen on täysin tuottamatonta. Ainoastaan palomiehet ovat tulipalojen sammuttajina sankareita. Meidän muiden on tavoiteltava työn sankaruutta itsemme johtamisella ja keskittymisellä - hajallaan olevassa verkostoituvassa toimintaympäristössä.

Moni meistä ei edes itse tunnista kärsivänsä tarkkaavaisuushäiriöstä, vaan voivottelemme nykynuorison heikkoa keskittymiskykyä, samanaikaisesti kun oma kännykkämme vilkkuu erilaisia notifikaatioita lakkaamatta. Olemme saaneet käyttöömme runsaasti uusia työvälineitä, joita emme välttämättä osaa käyttää - puhumattakaan siitä, tuleeko mieleemme laatia niiden käytölle yhteisiä pelisääntöjä. Onko tarkoituksenmukaista, että sähköpostilaatikko täyttyy, koska varmuuden vuoksi laitetaan kopiojakeluun liikaa porukkaa ”tiedoksi”-motiivilla? Onko kaikille itsestään selvää, että sähköpostikeskustelua sujuvampaa on käyttää keskustelu-työkaluja? Tai onko esimerkiksi WhatsApp -työkalu sekä työ- että yksityisasioista viestintään? Lisähaastetta tuovat nykyajan virtuaaliset ja eri aikavyöhykkeille hajautetut tiimit ja jatkuva digitaalinen läsnäolo. Olemme saavutettavissa, vaikka olemmekin eri paikoissa fyysisesti. Tämä kaikki voi johtaa teknoriippuvuuteen, kännykän 24/7 vilkuiluun – etenkin jos mitään pelisääntöjä esimerkiksi työsähköpostikäytännöistä ei ole sovittu. Moniajoon, keskeytyksiin ja myös paitsi jäämisen pelkoon ohjaavat puolestaan pirstaleiset, usein pätkittäiset työtehtävät.

Digitaalinen toimintaympäristö on osa myös vapaa-aikaamme, lomailua ja viikonloppuja, mutta yksistään arjen, työajan ja –tehtävien hallinta ansaitsee huomiota etenkin tuottavuuden ja jaksamisen näkökulmasta. Jatkuvat keskeytykset aiheuttavat ylimääräistä työtä ja kuormitusta. Tutkimustulosten mukaan keskeytyksestä palautuminen takaisin työn alla olevaan tehtävään vie jopa 15 minuuttia. Vähentämällä työn kognitiivista kuormittavuutta voi lisätä omaa suorituskykyään ja työnsä tuottavuutta. Kyse on myös omien digitapojensa tunnistamisesta, muuttamisesta ja korvaamisesta uusilla toimintamalleilla.
 

Harjoittele uudet rutiinit ja pelisäännöt
Työpajassa keskusteltiin myös työkulttuurien muuttamisesta sekä siitä, miten riippuvuutta muistuttavat huonot hötkyilytavat syntyvät. Puhutaan ns. “tottumus kierteestä” (engl. “Habit Loop”, Charles Duhigg: The Power of Habit), jossa on kolme vaihetta:

• Ärsyke (The Cue, Trigger): käyttäytymisen käynnistävä alkusysäys
  
• Rutiini (The Routine): tottumus itsessään, käyttäytyminen
  
• Palkinto (The Reward): hyvän olon tunteen (tai pahan välttäminen) saaminen käyttäytymisen tuloksena.
  

Niin ikään voit vaikuttaa siihen, missä määrin ilmoitukset ja notifikaatiot uusista viesteistä, uutisista, tykkäyksistä ja kommenteista tulevat keskelle arkeasi. Ilmoitukset voi kytkeä pois, tai ainakin hiljentää, kun haluat olla läsnä hetkessä. Kolmas ärsyke on tunnetilojen tiedostaminen digikäyttäytymisen motiivina. Johtuuko harhautuminen Facebookiin esimerkiksi tylsistymisestä, väsymyksestä tai turhautumisesta; etsitkö sieltä endorfiineja ja dopamiinia eli hyvän olon aineksia? Voisiko lyhyt kävely, keskustelu tai evästauko elvyttää mieltä? Neljäntenä, on hyvä tarkkailla ympärillä olevia ihmisiä ja heidän vaikutusta käyttäytymiseesi. Jos yksi kokouksessa selailee puhelintaan kesken kokouksen, tarttuuko toiminta sinuunkin?

Työtiloista mielentiloihin
Viides ärsyke on paikka: olemme fyysisiä, visuaalisia olentoja joilla on sekä visuaalinen että motorinen muisti ja paikallismuisti. Valitsemamme paikat ja tilat ohjaavat meidän tunnetilojamme ja käyttäytymistämme näkymillä, muodoilla, väreillä, tekstuureilla ja muilla aistittavilla ajureilla kuten kalustuksella. Toinen paikka muistuttaa meitä keskittymisestä, toinen taas soljuvasta yhteistyöstä mukavassa seurassa. Paikat kytkeytyvät muistissamme usein niissä koettuihin kokemuksiin. Siksi joillekin oikean mielentilan rakentamiseksi voi olla hyvä yrittää erottaa työn ja vapaa-ajan paikat toisistaan. Sama koskee työvälineitä. Työasiat eivät pääsääntöisesti kuulu henkilökohtaisiin viestimiin jo tietoturvallisuussyistäkin. Tulisi olla helppoa ”sulkea ovi” ja laittaa digitaalisen työympäristön elementtejä pois päältä siirryttäessä vapaa-aikaan.  

Yhteenvetona kiteytyy neuvo: Parantaaksesi kognitiivista ergonomiaasi eli aivotyön flow:ta tukevaa ’mielentilaa’, sinun tulee varmistaa oman työsi rajat, vähentää tai kohdentaa ärsykkeitä ja tietotulvaa, hallita keskeytyksiä ja määrätietoisesti löytää kullekin työtehtävälle sopiva hetki, paikka ja sosiaalinen ympäristö. Se vaatii treeniä ja yhteisiä pelisääntöjä, mutta palkitsee vaivannäön. 

Aivotyön tuunaajat toimistoturisteina Tampereella
Tapaamisemme yhteydessä innokasta vierailijajoukkoa johdatteli kierrokselle Syk Oy:n kampusten konseptikehittäjä Mervi Huhtelin, joka antoi tehtäväksemme bongata hyvinvointia edistäviä ratkaisuja matkan varrelta. Niitä kertyikin vino pino, joista tässä muutama: 

Tarinallisuus tiloissa innostaa käyttämään tiloja eri tavoin. Vyöhykkeinen työympäristö ja sen erilaiset mahdollisuudet sekä yksilö- että yhteistyöhön oli kattava: päätösneuvottelutiloista tasa-arvoisen yhteistyöskentelyn ja flow:n innovointitiloihin kirjo sekä erilaisten säädettävien työpisteiden kokonaisuus. Sisäympäristöolosuhteet oli huomioitu kokonaisvaltaisesti. Kaiken kaikkiaan – on mistä valita ja valinta perustuu työn tekemisen tarpeisiin. Lisäksi mainittiin luonnon elementtejä osana sisustusta: maisemaseinät, maisemanäkymät, naavaseinä tuovat katseelle paikkoja, missä levätä – siitä se mielikin rauhoittuu. 

Yhteinen keskustelu ja toisilta oppiminen vahvisti taas kerran sitä, että tilalla on merkitystä: yhteiselle työskentelylle, yksilötyöskentelylle ja ennen kaikkea mielentilojen virittämiselle.

Teksti: Smart Way of Working -verkoston vetäjä Pontus Kihlman (Rapal Oy) sekä verkoston perustajajäsen, tutkija, työympäristöjen johtava asiantuntija Suvi Nenonen (TTY, SYK Oy)

Tutustu tarkemmin SIG-19 ryhmään ja tule mukaan toimintaan!

Palaa otsikoihin