Me projektiammattilaiset tähtäämme yhdessä kohti maailmaa, jossa kaikki projektit onnistuvat. Jokaisen projektin tavoitteena on luonnollisesti olla mahdollisimman onnistunut projekti, mikä yksinkertaistettuna tarkoittaa, että projektin kautta saavutetaan mahdollisimman suuret hyödyt kaikille sidosryhmille. Hyödyt käsittävät asioita liittyen esimerkiksi asiakastyytyväisyyteen ja liiketoimintaan, jotka linkittyvät aina projektin lopputuotoksiin, kustannuksiin ja aikatauluihin. Kaikkea näitä varten projekteille asetetaan ohjausryhmä, jonka tehtävänä ja vastuulla on varmistaa projektin onnistuminen. Projektipäälliköllä on vastuu projektin toteuttamisesta ohjausryhmän linjausten mukaisesti.

Ohjausryhmien vaikutusta projektien onnistumiseen ei ole Suomessa eikä muuallakaan maailmassa juurikaan tutkittu. Onko ohjausryhmän projektitoiminnalle tuomat hyödyt niin itsestään selvät, että niitä ei tarvitse tutkia? Ja jos näin on, niin silloin organisaatioissa on varmasti perehdytetty ohjausryhmän jäsenet erittäin hyvin työtehtäväänsä ja heillä on siihen varattu tarpeeksi aikaa. Onko asia todellakin näin? Päätimme hakea asiaan lisävalaistusta opinnäytetyöhön liittyvän tutkimuksen avulla.

Tutkimus toteutettiin julkishallinnon organisaatiossa, tarkemmin sanottuna Turun kaupungissa, jossa oli tutkimuksen alkaessa (maaliskuu 2020) yli 600 projektia käynnissä. Tutkimuksen aineisto haettiin kyselylomakkeella, joka lähetettiin kaikille Turun kaupungin konsernissa työskenteleville projektipäälliköille, ohjausryhmän jäsenille ja projektin omistajille.

Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että Turun kaupungin projektit onnistuvat selvästi paremmin silloin, kun ohjausryhmän jäsenet ovat hoitaneet tehtävänsä ja vastuunsa. Kuitenkin kyselytutkimus osoitti, että ohjausryhmän jäsenistä vain hieman yli 60 % tietää, ymmärtää ja hoitaa tehtävänsä ja vastuunsa riittävän hyvin. Ohjausryhmien perehdytykseen kannattaa käyttää riittävästi aikaa, tämä investointi kannattaa ja näkyy projektien parempina lopputuloksina.

Jos kaikki ohjausryhmän jäsenet ovat sitoutuneet projektiin ja sen tavoitteisiin, niin projektit onnistuvat paremmin. Tutkimus paljasti, että vain alle 30 %:lla ohjausryhmistä on tarpeeksi aikaa roolinsa hoitamiseen, joten ohjausryhmien jäsenten voi olla vaikea sitoutua projektiin ja mahdotonta hoitaa tehtäviään.

Mikä avuksi? Voitaisiinko projektipäälliköt ohjeistaa käymään ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa ohjausryhmän jäsenten tehtävät ja vastuut tarkemmin läpi? Turun kaupungilla näin tehtiinkin yli 45 % projekteista, mutta tämä tärkeä vaihe kuitenkin unohdetaan kenties liian helposti. Syyt ovat inhimilliset: kiireisillä ohjausryhmän jäsenillä ei ole aikaa pidemmälle kokoukselle ja projektipäällikkö voi helposti ajatella, että kyllähän näiden nyt pitäisi nämä asiat tietää. Vastuu ohjausryhmän jäsenten osaamistason varmistamisesta pitäisikin olla projektin omistajalla, vaikka perehdyttämisen toteuttajana olisikin projektipäällikkö.

Tutkimusaineisto paljasti, että ohjausryhmän jäsenistä vain alle 30 % valmistautuu ohjausryhmän kokouksiin. Syinä voi olla ajan puute, välinpitämättömyys tai tietämättömyys. Kokouksen esityslista lähetetään ohjausryhmän jäsenille hyvissä ajoin noin 80 % projekteista, joten projektipäällikön vika valmistautumattomuus harvoin on. Voidaankin pohtia, että ehditäänkö ja osataanko ohjausryhmän kokouksissa paneutua riittävästi oikeisiin asioihin?

Kiinnostuitko aiheesta? Lisätietoa löytyy Otto Bernoullin Turun ammattikorkeakoulussa tekemästä projektijohtamisen YAMK-opinnäytetyöstä: ”Ohjausryhmän toiminnan kehittäminen julkishallinnossa” http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020120826957

PM Club Turku järjestää aiheesta maksuttoman webinaarin 16.3. Ilmoittaudu mukaan PRY:n tapahtumakalenterista.