Heureka! Viisi vinkkiä projektin ongelmanratkaisuun

Virpi Elers, Suomen Projekti-Instituutti

IPMA:n ICB 4.0 (International Competence Baseline) määrittelee OIVALTAMISEN projektipäällikön yhdeksi ihmisjohtamisen osaamiseksi. Menee hetki tuota opusta tavatessa ennen kuin alkaa hahmottua mistä siinä on kyse. Mikä on oivaltamisen suhde älykkyyteen? Entä luovuuteen tai ketteryyteen? Mitä projektissa voisi tarkoittaa oivaltaminen? Milloin oivalluksia projektissa tarvitaan? Minkälainen on oivaltava projektipäällikkö? Mikä on sen vastakohta? 

Täytyy kaivaa myös englanninkielinen versio avuksi. Englanniksi ko. osaamisalueesta käytetään termiä ”Resourcefulness”, joka suoraan käännettynä suomeksi olisi neuvokkuus tai nokkeluus. Se kuvaa mielestäni hieman paremmin mistä osaamisessa on kyse. Kyseessä on projektipäällikön taito luoda, tukea ja viedä läpi ideointia, innovointia ja ongelmanratkaisua projektin erilaisissa tilanteissa. Tässä sinulle viisi vinkkiä projektin oivaltavaan ongelmanratkaisuun.

Luo tiimillesi työympäristö, joka perustuu kunnioitukselle ja luottamukselle

Oivalluksia ja ongelmanratkaisua tukee työympäristö, jossa jäsenet kunnioittavat toisiaan, luottavat toisiinsa ja jokainen uskaltaa ilmaista kantansa ja esittää ideoita. Tällainen ilmapiiri harvoin syntyy sattumalta. Projektipäällikkönä voit tukea luottamuksen rakentumista tiimin jäsenten välille muun muassa kertomalla itse asioista avoimesti ja suoraan, ja odottamalla samaa myös muilta. Luottamuksen kannalta ensiarvoisen tärkeää on lupausten lunastaminen eli se, että pidät aina sanasi ja käyttäydyt johdonmukaisesti samalla tavalla samanlaisissa tilanteissa. Luottamusta tukee myös se että kunnioitat ja hyväksyt ihmisten erilaisuuden. Luottamus rakentuu siis tekojen kautta ja näin ollen omaa osaamistaan voi kehittää. 

Suunnittele ja varaa etukäteen mahdollisuuksia luovuudelle, innovoinnille ja ideoinnille. Muista, että kiire on luovuuden pahin vihollinen, eli jos mahdollista, niin varaa ihan oikeasti aikaa tähän. Voisiko projektin aikatauluun varata tehtäviä, joissa ryhmänä tarkastelisitte aiemman jakson toimintaa ja miettisitte mahdollisuuksia parantaa yhteistyötä ja ryhmän toimintaa? Vai varaisitko retrospektiiville säännöllisesti aikaa projektipalavereissa? Tutustu ketterän toimintatavan perustana oleviin arvoihin, periaatteisiin ja käytäntöihin. Sieltä löytyy paljon hyviä käytäntöjä ammennettavaksi myös oivaltavan tiimin ja käytäntöjen rakentamiseksi.

Hahmota ratkaistava ongelma ja sen yhteys kokonaisuuteen

Oivallus on arvokkaimmillaan silloin, kun se ratkaisee todellisen ongelman. Joskus on tentissä tullut luettua kysymys hiukan huolimattomasti, ja silloin vastaus ei ole kummoisenkaan pistemäärän arvoinen, vaikka sisältö olisikin silkkaa kultaa. Eli ensiarvoisen tärkeää on päästä ongelman juurisyille, ymmärtää ongelman syntymekanismit ja siihen kytköksissä olevat asiat. Muuten voi käydä niin, että yritetään ratkaista väärää asiaa. 

Mahdollisia keinoja hahmottamisen helpottamiseksi voi olla ongelman käsitteellistäminen tai pelkistäminen. Pystyisitkö piirtämään rautalankamallin tai keksimään metaforan joka kuvaisi ongelmaa? Usein auttaa syy- ja seuraussuhteiden tunnistaminen, jakaminen pienemmiksi kokonaisuuksiksi (osittaminen) tai yhdistäminen kokonaisuuksiksi. Tutustu vaikkapa menetelmään nimeltä ongelmapuu (problem tree analysis), joka auttaa pilkkomaan ongelman sekä sen syyt ja seuraukset visuaalisen puurakenteen muotoon. Muista myös systeemiajattelu eli se että systeemi on enemmän kuin osiensa summa. Useimmiten on tärkeämpää tehdä toimenpiteitä, jotka kehittävät kokonaisuutta kuin hioa yksittäisiä nippeleitä täydellisiksi.

Hae dataa, analysoi ja tiivistä

Jotta ratkaisut eivät perustuisi arvailuihin tai yksittäisten ihmisten subjektiiviseen näkemykseen, riittävä analysointi on tarpeen. Harjoittele erilaisten analyyttisten tekniikoiden käyttöä ja opettele tiivistämään ja kuvaamaan asiat yksinkertaisesti ja havainnollisesti. Jos analyyttiset solut puuttuvat verestäsi, delegoi analysointi luottomiehelle tai -naiselle. 

Käytä luovia tekniikoita mahdollisten ratkaisuvaihtoehtojen löytämiseksi

Sen jälkeen, kun ongelma tai asia on määritelty, on aika kerätä mahdollisia ratkaisuvaihtoehtoja. Järjestä aivoriihi tai hyödynnä jotain muuta luovaa ideointia tukevaa erkanevaa tekniikkaa. Fasilitointitekniikoita tulisi löytyä projektipäällikön työkalupakista useita, erilaisiin tarkoituksiin. Jos pakkisi ammottaa tyhjyyttään tällä osastolla, osallistu vaikka fasilitointikoulutukseen. Sieltä saat hyvän pohjan, jonka jälkeen on helpompi lähteä harjoittelemaan todellisessa tilanteessa. Jos yksi tekniikka ei toimi, tee siihen mukautuksia tai kokeile jotain toista. Ja jos sinun tiimisi työskentelee hajallaan, ei hätää, virtuaalifasilitointiinkin on tarjolla erinomaisia työvälineitä ja tekniikoita.

Kun yhdessä olette keränneet erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja alkaa kokoava vaihe, jolloin asiaa tarkastellaan erilaisista näkökulmista hyödyntäen ns. lähentyviä tekniikoita. Mahdolliset ratkaisut ja niiden vaikutus kyseessä̈ olevaan ongelmaan tai asiaan analysoidaan. Kaikkein lupaavimpia ideoita jalostetaan sitten edelleen ja lopulta valitaan parhaat ratkaisut ja suunnitellaan konkreettiset toimenpiteet. Voimakenttäanalyysi on ongelmanratkaisuun oivallinen tekniikka, joka etenee vaiheittain hyödyntäen sekä erkanevia että lähentyviä tekniikoita.

Muista aina kokonaisuus, myös päätöksenteossa

Projektipäällikön tärkein näkökulma on kokonaisuus, ja projektin kokonaisuuden hallinta ja eri osien integrointi on projektipäällikön ydinosaamista. Projektipäällikön tulisi tunnistaa yksityiskohtien merkityksen kokonaisuuden kannalta ja osata erottaa yksityiskohdat isommasta kuvasta. Kukin ryhmän jäsen on valittu edustamaan tiettyä roolia tai asiantuntemusta projektissa, joten luota heidän osaamiseensa ja siihen että he tuovat oman näkökulmansa ja osaamisensa pöydälle ja näistä palapelin palasista rakentuu kokonaiskuva sinun johdollasi.


Kirjoittaja Virpi Elers on Suomen Projekti-Instituutti Oy:n valmennusjohtaja.

Tämä blogi on julkaistu alunperin Suomen Projekti-Instituutin blogisarjassa 24.4.2019

Palaa otsikoihin