Moni taloushallinnon ulkoistus kaatuu heikkoon projektijohtamiseen

Maiju Junko

Valtaosa ulkoistusprojektien epäonnistumisista johtuu valmisteluvaiheen virheistä ja heikosta projektijohtamisesta. Jos ulkoistamiseen lähdetään liian kevyin eväin, eivät korjausliikkeet matkan varrella enää auta.

Onnistuneen projektin lähtökohta on ammattitaitoinen projektijohtajuus, kiteyttää prosesseja tutkinut ja alaa opettava yliopettaja Teppo Neuvonen Turun ammattikorkeakoulusta.

Samoilla linjoilla on Elina Glad, Lindorffin projektipäällikkö ja tuore Vuoden Nuori Projektipäällikkö -kilpailun voittaja.

– Huolella tehty pohjatyö ja projektipäällikön hyvät vuorovaikutustaidot, Elina Glad summaa onnistuneen ulkoistamisprojektin keskeisimmät elementit.

Tällä hetkellä eniten Vuoden Nuoreksi Projketipäälliköksi valittua Elina Gladia työllistää tietosuoja-asetukseen valmistautuminen ja siihen liittyvä Lindorffin GDPR-hanke.

Pohjusta huolella: mitä tehdään itse, mitä ulkoistetaan?
Lindorffin Turun toimistossa työskentelevä Elina Glad on taloushallinnon ulkoistamisen ammattilainen. Hän luotsaa päivätyökseen palvelujen käynnistysprojekteja, joissa yrityksen myyntireskontran tai laskutuksen pyörittäminen siirretään Lindorffin hoidettavaksi – joko kokonaan tai joiltakin osin. Prosessien ulkoistamisen tavoitteena on tyypillisesti kustannussäästö ja omien voimavarojen optimointi.

Ensimmäiseksi yrityksessä kannattaa tehdä perinpohjainen selvitys, jolla varmistetaan, että ulkoistamispäätös sopii yrityksen strategiaan.

– Liikkeelle lähdetään kartoittamalla, miten taloushallinnon prosessit yrityksessä nykyisellään hoidetaan. Sen perusteella voidaan linjata, mitkä toiminnot on järkevää hoitaa edelleen itse ja mitkä toiminnot ulkoistaa, Elina Glad sanoo.

Varmista ulkoistuskumppanin projektiosaaminen
Taloushallinnon toimintoja ulkoistettaessa palvelujen siirron pitää tapahtua ilman häiriöitä. Yhteistyökumppanin kyky johtaa ja kannatella projekteja kannattaa varmistaa huolella.

– Projektinjohtajan tärkein tehtävä on saada asiakas luottamaan itseensä ja projektin onnistumiseen. Pitää osata olla läsnä ja osoittaa heti ensimmäisessä tapaamisessa, että osaa asiansa, hallitsee prosessin osa-alueet ja kykenee pitämään langat käsissään, Glad kertoo.

Kun ilmapiiri asiakkaan ja projektin johdon välillä on hyvä, asioista puhutaan avoimesti. Näin pienistä ”hikoista” pystytään keskustelemaan ja korjaamaan suuntaa ennen kuin ne kasvavat ongelmiksi.

Yhteistyökumppanin aiemmat näytöt käyttöönottoprojekteista ja referenssit auttavat luottamuksen rakentamisessa.

– Lindorffissa on ollut projektitoimisto vuodesta 2010, ja käytämme omaa, vesiputousmalliin perustuvaa projektimallia. Systemaattinen malli ja käytännössä testatut tarkistus- ja päätöspisteet auttavat viemään projektit läpi luotettavasti, Glad kertoo.

Satsatkaa yhdessä tavoitteisiin ja yksityiskohtiin
Elina Glad muistuttaa yhteisten tavoitteiden asettamisen tärkeydestä. Valmisteluun sijoitetut työtunnit maksavat itsensä takaisin.

– Ulkoistamisen tavoitteet ja toiveet kannattaa käydä tarkasti läpi yhdessä ja kirjata ne yksityiskohtaisesti. Kummallakin osapuolella pitää olla sama käsitys siitä, mitä ollaan ulkoistamassa, mitkä ovat osapuolten odotukset lopputuloksen suhteen ja miten prosessi etenee käytännössä, Elina Glad korostaa.

Onnistuneessa ulkoistuksessa palveluntarjoaja vastaa kokonaisuuden, esimerkiksi myyntireskontran tai laskutuksen, pyörittämisestä kustannustehokkaasti ja laadukkaasti.

– Projektin elinkaaren aikana on tärkeää huolehtia tiedon saumattomasta siirtymisestä myyntiorganisaatiolta projektitoimistolle ja sieltä edelleen niille, jotka tulevat jatkossa tekemään asiakkaan ulkoistamia tehtäviä, Glad tiivistää.

Projektijohtaja, jolla on hyvät vuorovaikutustaidot
Projekteissa onnistuminen määritellään perinteisesti kolmion – aika, budjetti, laajuus – kautta, koska useimpia projekteja rajoittavat juuri nämä elementit: jos säädät mitä tahansa projektin kylkeä, se vaikuttaa myös kahteen muuhun kylkeen. Asia ei kuitenkaan ole ihan näin mustavalkoinen.

– Kaikkien mukana olevien sidosryhmien, asiakkaan, myyjän ja koko projektiryhmän kokemus ja tyytyväisyys ovat yhtä tärkeitä. Jokaisen pitää olla tyytyväisiä toimivuuteen ja lopputulokseen, Teppo Neuvonen muistuttaa.

Elinan opettajana Turun ammattikorkeakoulussa toimiva Neuvonen on ollut tuomassa maisteritasoisen projektijohtamisen osaksi akateemista opetusta.

– Projektien onnistumista on tutkittu paljon. Isoin osa epäonnistumisista johtuu siitä, että nimenomaan valmisteluvaiheessa on menty vikaan. On lähdetty liikkeelle liian kevyesti ilman tarvittavaa osaamista.

Neuvonen korostaa myös viestinnän merkitystä ja projektinjohtajan hyviä vuorovaikutustaitoja.

– Teknisen puolen, kuten projektiexcelit ja riskienhallintasuunnitelmat, voi oppia tai ne voi delegoida. Tuoreimmastakaan tiedosta tai menetelmien tuntemisesta ei kuitenkaan ole hyötyä, jos vuorovaikutustaidot puuttuvat. Tärkeimpiä taitoja, johtajuutta ja vuorovaikutusta, ei voi delegoida.

– Täytyy osata kuulla asiakkaan toiveet, pelot ja huolet ja reagoida ajoissa. Vuorovaikutustaidot ja ihmistuntemus, taito johtaa keskustelua ja viedä asioitaa aktiivisesti eteenpäin ovat tärkeitä ominaisuuksia tässä työssä, listaa Glad.

Teksti on julkaistu Profit blogissa 8.11.2017 

Palaa otsikoihin