Oletko matkalla erinomaiseksi? IPMA Project Management Excellence Baseline

Markku Aarni, Suomen Projekti-Instituutti

Harva meistä juoksun maailmanmestariksi tähtää, mutta oman kunnon systemaattinen kehittäminen tuo onnistumisen iloa ja auttaa jaksamaan kiireen keskellä.

Sama pätee projektinjohtamisessa: jos kerran on keinoja kehittyä paremmaksi ja helpottaa omaa onnistumista, saada samalla panostuksella aikaan enemmän, niin miksipä jättäisin keinot käyttämättä?

IPMA Project Excellence Baseline (PEB)
on 113 -sivuinen teos, joka sisältää yksittäisen projektin tai ohjelman johtamisen arviointimenettelyt, joita käytetään IPMA:n vuosittain myöntämien globaalien projektipalkintojen arviointiperustana. Se antaa myös eväitä yksittäisen projektin arviointiin ja sitä kautta suorituksen parantamiseen. PEB ei kerro mitä sinun pitää tai olisi projektissasi pitänyt tehdä, vaan se ohjaa arvioimaan, käytetäänkö projektissa tai ohjelmassa tarkoituksenmukaisia menettelyjä koko elinkaaren aikana. Kuten standardit ja baselinet yleensäkin, kyseessä ei ole mikään kevyt ”lukaisen ja otan käyttöön” teos, vaan nimenomaan viitekehys, josta on vielä pitkähkö matka käytännön soveltamiseen.

PEB ei ratkaise kaikkea
Tässä kohtaa on pakko huomauttaa painokkaasti, että teos ei anna vastausta kysymyksiin ”miten kehitän koko yritykseni projektikulttuuria” tai ”miten parannan salkunhallintaa.” Eli jos aiot kehittää koko organisaatiotasi ja sen projektin onnistumista eteenpäin, PM Culture Excellence -viitekehyksen käyttö on ainut oikea tie.

Kouluttauduin IPMA:n arviointimenettelyn ensimmäiseen versioon jo yli 10 vuotta sitten ja nyt päivitin tietoni uudistetun version mukaiseksi. Taustana ajattelussa on EFQM Excellence -malli, johon projektijohtamisen sisältö on liitetty.

Mutta antaa hyviä eväitä oman toiminnan arviointiin
PEB tarkastelee projektin tai ohjelman johtamisen onnistumista seuraavien näkökulmien kautta:

• People & Purpose – onko johtaminen ja johtajuus laajassa mielessä laadukasta, jatkuvaa, yhteistyössä tehtävää ja ovatko tavoitteet yhteiset
• Processes & Resources – palvelevatko toimintatavat ja työkalut tarkoituksenmukaisesti projektin onnistumista, parannetaanko toimintatapoja jatkuvasti ja mm. onko resurssienhallinta ja -ohjaus projektia parhaiten palvelevaa
• Project Results – tuottaako projekti kaikkien avainsidosryhmien kannalta erinomaisia tuloksia

PEB ei sinänsä tuo uutta tietoa projektinjohtamiseen. Eri asia on, miten tähänastista tietoa on hyödynnetty yleensä projekteissa, ja erityisesti omassa projektissa, jonka onnistumisesta olet vastuussa.

Olet jo matkalla erinomaiseksi, jos projektissasi

• Tunnistetaan alussa haastavimmat alueet ja tämän mukaisesti valitaan johtamisen panostusalueet sekä organisoidaan johtaminen
• Tehdään Projektinjohtamissuunnitelma, jossa haasteet konkretisoidaan ja valitaan perustellut työtavat ja työkalut haasteiden haltuun ottamiseksi. Tämän pohjalta tehdään Projektisuunnitelma, rullaavasti matkan varrella tarkentaen.
• Tehdään johtamissuunnitelmat ja laitetaan ne toimeksi keskeisten osallistujien kanssa yhteistyössä sopien ja kommunikoiden
• Kerätään jatkuvasti palautetta johtamisen onnistumiseen liittyen, sitä arvioidaan matkan varrella ja kehitetään systemaattisesti
• Vedetään projektin loppuessa osallistavasti opit ja parannusehdotukset näkyväksi, jotta sidosryhmillä on yhteinen sekä oikea kuva projektin onnistumisesta ja oppeja levitään muille projekteille

Soveltaminen on haastavaa, mutta hyödyllistä
Jos perusasiat ovat jo hallussa, PEB:istä voi saada ajatuksia esim. seuraaviin tilanteisiin:

• Olen käynnistämässä tosi vaativaa projektia. Mitä siinä pitää ottaa huomioon, että ei jää selviä aukkoja ja tarvittavia asioita lähdetään tekemään tarkoituksenmukaisesti?
• Projekti on jo melko pitkällä, mutta epäilyttää, mahdetaanko maali saavuttaa sujuvasti.  Tehdään väliarviointi, jonka tulosten perusteella toimintaa kehitetään.
• Projektin lopussa katsotaan, mistä onnistumiset ja epäonnistumiset johtuivat ja opitaan seuraavia projekteja varten.
• Meillä on projektipäälliköiden kokoontuminen ensi viikolla , joten otetaanpa aiheeksi projektin toimintatapojen arviointi ja parantaminen, suunnitelmat kun ovat jo varsin hyvällä tasolla.
• Olemme tehneet valtavan projektin onnistuneesti valmiiksi – voisimmekohan saada IPMA:n Awardin ensi vuonna?

Muuten, jos haluaisit valmentautua 5000 metrin juoksun maailmanmestariksi, haluaisitko omaksi valmentajaksesi tämän vuoden maailmanmestarin vai hänen valmentajansa?

IPMA PEB-teoksen voit lukea täältä.

Kirjoittaja Markku Aarni on tehnyt runsaasti projektien ja projektitoiminnan arviointia erilaisissa yrityksissä vuosien varrella. Tähtäimessä on aina ollut toiminnan parantaminen, ei vain tiedon keruu ”näin asiat nyt ovat”.

Blogi on alun perin julkaistu Projekti-Instituutin sivuilla 3.12.2018
 

Palaa otsikoihin