Perinteinen vesiputous vs uusi ketteryys

Timo Saros

Perinteistä vesiputousmallia on käytetty projektinjohtamisessa reilusti yli 50 vuotta. Ketteryys on noussut yhä enemmän esille viimeisen reilun kymmenen vuoden aikana. Joidenkin mielestä ketteryys onkin ainoa oikea tie onnistumiseen. Projekteja toteutetaan kuitenkin vielä paljon vesiputousmallilla ja suuri osa niistä onnistuu varsin hyvin. Mikä on näiden kahden ”filosofian” olennainen ero?

Perinteisessä vesiputousmallissa projektin sisällöllinen tavoite määritetään kohtuullisen tarkasti ennen varsinaisen toteutuksen alkua. Määrittelyn perusteella pyritään arvioimaan tarvittava aika ja resurssit. Tästä syntyy niin sanottu perinteinen projektikolmio, josta voidaan laatia kiinteähintainen sopimus. Jos tavoitteet on oikein määritelty ja projektinjohtaminen on kaikilla osapuolilla kunnossa, saavutetaan yleensä kaikki kolme tavoitetta ja projektia voidaan pitää onnistuneena.

Lopputulos onkin ”vanhentunut” 

Toki aina ei näin käy ja yhdestä tai jopa kaikista kolmesta tavoitteesta joudutaan tinkimään. Isoissa projekteissa haasteena on yhä nopeammin muuttuva maailma. Käytännössä projektin lopputulos on määritetyn mukainen, mutta saattaa valmistuessaan olla ”vanhentunut”. Tähän on monia syitä: Teknologia on kehittynyt projektin aikana, kilpailijat ovat tuoneet jo markkinoille paremman tuotteen tai organisaation oma liiketoiminta on muuttunut projektin aikana. 

Haasteena on usein myös, ettei oikeasti tiedetä loppukäyttäjien tarpeita määrittelyä tehdessä. Projektin tulos on määrittelyn mukainen, mutta tuotteeseen ei olla silti tyytyväisiä. Onnistunut sisällön määrittely ja yhteisymmärrys tavoitteista onkin vesiputousmallin kulmakivi. Viime aikoina mm. isoissa infra-projekteissa on onnistuttu varsin hyvin ns. allianssimallilla, joka ”pakottaa” projektin olennaiset osapuolet yhteistyöhön, hyväksymään yhdessä mahdolliset muutokset ja estää ns. osaoptimoinnin.

”Vajavaisenakin” käyttöön

Ketterässä mallissa ei aluksi tehdä tarkkaa määrittelyä, vaan omistajalla/tilaajalla on visio lopputuloksesta. On tärkeää, että toteuttava osapuoli ymmärtää tuon vision ja lisäarvon, jonka se tuo tilaajalle.  Vaikka ”ketterällä projektilla” ei ole tarkkaa sisältöä, sille määritettään usein tarkka tavoiteaika ja kiinteät resurssit (tiimit). Tästä voidaan siten laskea kohtuullisen tarkka kustannus/budjetti. 

Prosessin aikana vaiheittain kuvataan tarkemmin toteutettavia ominaisuuksia, priorisoidaan niitä yhdessä ja tiimit toteuttavat niitä muutaman viikon sprinteissä, joiden jälkeen katselmoidaan aikaan saatu tuotos. Jos mahdollista sprintin tulos voidaan ottaa ”vajavaisenakin” käyttöön kesken projektin. 

Pienissä projekteissa voi riittää 1-2 tiimiä, jolloin niiden hallinta on kohtuullisen helppoa. Isoissa toteutuksissa saattaa olla jopa kymmenen maantieteellisesti hajautettua tiimiä, jolloin etukäteissuunnittelu, priorisointi ja integrointi vaativat erityistä osaamista. 

Ketteryys mahdollistaa mm. jaksoittain tarkentuvan määrittelyn, tuotosten vaiheittaisen hyväksynnän ja projektin aikana yhdessä oppimisen. Lähtökohtaisesti lopputulos valmistuu sovitussa aikataulussa ja kiinteiden tiimien ansiosta budjetin mukaisesti. Haasteena saattaa olla, että lopputulos ei vastaa täysin alkuperäistä visiota. Kiinteiden tiimien työmäärä tai osaaminen ei ole riittänyt vision toteuttamiseen sovitussa ajassa. Toki projektin päätyttyä on mahdollista käynnistää uusi projekti puuttuvien ominaisuuksien kehittämiseen. 

Projektimaailma ei ole vielä valmis

Yksi projektimalli ei ole optimiratkaisu kaikkiin projekteihin. Projektikohtaisesti tulisi aina miettiä tarkkaan, mitkä ovat lähtökohdat eli kuinka hyvin asiakas pystyy määrittämään tarpeensa. Jos sisällöstä ollaan ”varmoja” tai se on esimerkiksi lain tai muun regulaation määrittämä, kannattaa edelleen käyttää vesiputousmallia. Jos sisältöä ei kyetä määrittämään riittävän tarkasti, on syytä harkita jotakin ketterää toteutusmallia. 

Valintaa tehtäessä on aina kuitenkin ymmärrettävä mallin mukanaan tuomat riskit. Sillä riskitöntä projektimallia ei varmaan koskaan tulla saavuttamaan. Projektimaailma ei siis ole vielä valmis. Meillä kaikilla riittää kehitettävää sekä malleissa että itsessämme. Mallia enemmän projektin onnistumiseen vaikuttavat osaava projektinjohto ja oikein valittu asiantuntijaorganisaatio.

Timo Saros
yli 30 vuotta kokemusta projektinhallinnasta
 

Palaa otsikoihin