Projektin sidosryhmäyhteistyö – tärkein asiakastyytyväisyyden varmistaja!

Niklas Reuter

Projektin sidosryhmäyhteistyö – tärkein asiakastyytyväisyyden varmistaja!

Ulkopuoliselle konsultille ja valmentajalle kuuluu normaalisti myös terapeutin rooli. Monelle projektipäällikölle on huojentavaa saada puhua uudelle tulokkaalle, joka vain käväisee organisaatiossa nostamassa palveluntilaajan kyvykkyyksiä ja osaamista. Näissä, usein hyvin kipeissäkin keskusteluissa, samat asiat toistuvat hiukan eri sanoin.

”Meidät on työnnetty puun ja kuoren väliin!”; ”Eri sidosryhmillä on keskenään täysin eriävät vaatimukset ja odotukset projektiani kohtaan”; ”Projektitulosten sisällöllinen kompleksisuus kasvaa kasvamistaan”; ”Tiedon määrä ja sitä mukaa sen hallittavuus vaikeutuu”; ”Ajalliset ja kustannuksiin kohdentuvat paineet kasvavat jatkuvasti, kun taloudellinen ympäristö vaikeutuu”; ”Sidosryhmien määrät lisääntyvät, samanaikaisesti myös tarjolla olevat viestintäkanavat monipuolistuvat”.

Valitettavan usein huomaan että moni projektipäällikkö keskittyykin tässä ristipaineessa liian paljon yksittäisten (ei viestinnällisten) projektituotosten aikaansaamiseen. Näin ei kannata tehdä!

Kun samoilta ihmisiltä pyytää projektin riskihallintasuunnitelmaa nähtäväksi tai viestintäsuunnitelman seurantatietoja, niin huomaa hälyttävän poikkeaman. Alun perin aikeet olivat hyvät. Viestintäsuunnitelman alkuperäisversiossa löytyy merkkejä määrätietoisesta, kohdennetusta ja räätälöidystä viestinnästä. Myös riskisuunnitelmassa on mainittu, että puutteellinen viestintä vaikeuttaa suuresti projektin onnistunutta läpivientiä. Sekä viestintäsuunnitelman että riskihallintasuunnitelman tavoitteet ovat oikeita, mutta toteutus ei kaikilta osin ole.

Sidosryhmähallinta ja sen puitteissa toteutettu viestintä on tärkein yksittäinen toimenpide, jolla varmistetaan projektin onnistuminen. Miksi näin?

Asiakkaiden ja muiden tärkeinten sidosryhmien odotusten ja vaatimusten ymmärtäminen ja huomioon ottaminen on täysin avainasemassa. Vain kuuntelemalla heitä voimme varmistaa, että projektin sisältö (ns. scope) on oikein rajattu ja että siihen kohdistuvat laatuvaatimukset vastaavat odotuksia. Mikäli emme onnistu sidosryhmäyhteistyöllä luomaan yhtenäistä kuvaa näistä, niin emme varmasti tuota sellaista lopputulosta, jota myös halutaan käyttää. Silloin projektilla ei ole arvoa, ja tehty investointi on poisheitettyä rahaa.

Mikäli emme jatkuvasti ylläpidä sidosryhmäyhteistyötä ja tehokkaasti seuraa odotusten muutoksia, emme tee projektiin kohdistuvia korjauksia ajoissa. Lopputuloksena tässäkin skenaariossa on tyytymätön asiakas.

Huonolaatuinen asiakasdialogi johtaa myös siihen, että emme käy sitä keskustelua, joissa uudet ideat syntyvät. Sidosryhmäyhteistyö on näin ollen myös edellytys uuden liiketoiminnan synnyttämiselle.

Sidosryhmäyhteistyöllä on myös laajempi merkitys – ”we show we care”. Pitämällä yllä dialogia projektiympäristön kanssa herätämme samalla luottamusta meitä ja edustamaamme organisaatiota kohtaan. Tällaisen ”goodwillin” rakentaminen kantaa hedelmää hiukan pidemmällä tähtäimellä ja varmistaa kestävämmän liiketoiminnan.

Niklas Reuter

Konsultti/Valmentaja Projnik
MIF verkostovalmentaja
Puheenjohtaja, EBEN Suomi
niklas@projnik.fi
050-5348501

Palaa otsikoihin