Tietojärjestelmäprojektin ostaminen

Marko Yli-Pietilä

Vain noin 30% tietojärjestelmäprojekteista onnistuu saavuttamaan kaikki niille asetetut tavoitteet aikataulun, budjetin ja sisällön osalta. Tämä tarkoittaa sitä, että noin 70% tietojärjestelmäprojekteissa jokin näistä alueista pettää ja projektin voidaan katsoa epäonnistuneen suhteessa odotuksiin. Toki projekti voi olla muilta näkökulmilta katsottuna edelleen onnistunut ja tuottaa lisäarvoa.

Syitä tietojärjestelmäprojektien epäonneen on monia ja yksi niistä tietojärjestelmäprojektin hankinta ja siinä ilmenevät ongelmat. Tästä aiheesta puhuttiin Projektiyhdistyksellä aamuseminaarissa 6.10.2017. Tilaisuuden puhujina olivat Tuomas Heikkilä Koneelta ja Jukka Kauppinen Midagonilta. Tuomas vastaa koneella talouden ja raportoinnin tietojärjestelmistä ja Jukka toimii Midagonilla johtavana konsulttina digitaalisissa transformaatiohankkeissa. 

Jukka kiteytti tietojärjestelmäprojektin hankinnan haasteet neljään kysymykseen: 

1. Mitä ajattelimme tilaavamme?
   
2. Mitä todella tilattiin?
   
3. Mitä lopulta toimitettiin?
   
4. Mitä oikeasti tarvittiin?
   

Kun näitä kysymyksiä pohtii ja ottaa huomioon koko hankintaprojektiin ajan, todennäköisyys koko tietojärjestelmäprojektin onnistumiselle kasvaa. Lisäksi on tärkeää ottaa huomioon useiden sidosryhmien halut ja tarpeet mukaan lukien loppuasiakas ja käyttäjät, liiketoimintajohto, tietohallinto, hankinta ja lakiosasto. Onnistumisen todennäköisyys kasvaa entisestään, kun noudattaa lisäksi seuraavia ohjeita: 

• Määrittele tavoitteet oikein, muista realismi.
  
• Varmista oikeat ja riittävät resurssit liiketoiminnasta, tietohallinnosta, hankintatoimesta ja muista keskeisistä toiminnoista. 
  
• Panosta vaatimusten keräämiseen ja konseptien määrittelemiseen.
  
• Laadi tarjouspyyntö huolella, varmista vertailukelpoisuus.
  
• Pidä aktiivisesti yhteyttä toimittajiin koko hankintaprojektin ajan. 
  
• Pilotoi yhden tai useamman toimittajan kanssa ennen lopullista päätöstä.
  

Tuomas kertoi Koneen suuresta raportointijärjestelmäprojektin hankintaprojektista. Koneella on käytössä suuri määrä erilaisia raportointityökaluja, jotka eivät kaikilta osin enää vastaa Koneen nykyisiä tarpeita. Raportointijärjestelmien uusiminen koskettaa lopulta laajaa joukkoa loppukäyttäjiä ja se on liiketoiminnallisesti merkittävä. Niinpä hankintaprojektia on viety eteenpäin systemaattisesti vuoden 2017 aikana. Vaatimusten laajan selvittämisen jälkeen toimittajakandidaatit esi karsittiin teknologia-analyytikkojen, kuten Gartnerin tekemien vertailujen pohjalta. Valitut toimittajat saivat tieto- ja tarjouspyynnöt, jotka pisteytettiin ennalta määriteltyjen asteikkojen mukaan. Toimittajat saivat mahdollisuuden esitellä ratkaisujaan ja parhaiden kanssa Kone päätti viedä läpi pilot-projektin ennen lopullista päätöstä. Näin varmistettiin parhaiden ratkaisuiden toimivuus todellisessa käyttöympäristössä. 

Tietojärjestelmäprojektin hankinta on kriittinen vaihe tietojärjestelmähankkeen onnistumisen kannalta. Hankinta on jo itsessään projekti ja sellaisena sitä pitää myös kohdella tavoitteen asetannan, suunnittelun, resurssoinnin, toteutuksen ja seurannan osalta. 

Marko Yli-Pietilä
Midagon Oy

6.10.2017 tilaisuuden materiaali
Blogi on aikaisemmin julkaistu Midagon.com sivustolla

Palaa otsikoihin