13.2.2020 9.15
Projektiorganisaation (riskien) mittaamisen tarve ja hyöty
”Muutoksen mittaaminen” -blogi, 2. julkaisu
Teksti: Kimmo Vättö
IT- ja ohjelmistokehityshankkeen onnistuminen riippuu merkittävästi organisaation kyvystä kohdata epävarmuuksia ja hallinnoida riskejä. Tästä väittämästä tuntuu olevan konsensus alan ammattilaisten kesken, mutta samat (huonot) käytännöt näyttävät silti jatkuvan hanke toisensa perään.”Käytännössä riskienhallinnan tärkeys ymmärretään, mutta siihen ei investoida”
Kuinka usein olet törmännyt seuraaviin käytäntöihin?
- Systemaattinen riskienhallinta puuttuu kokonaan. Potentiaaliset riskit listataan projektin alussa eikä niihin enää palata tämän jälkeen.
- Riskit kopioidaan aikaisemmista projekteista tai muista lähteistä ja varsinainen riskianalyysi jää tekemättä.
- Riskianalyysi tehdään ainoastaan projektipäällikön toimesta eikä analyysia kommunikoida loppuorganisaatiolle.
- Edellä mainituista kohdista huolimatta riskien kerrotaan olevan hallinnassa.
Käytännössä siis ymmärretään riskienhallinnan tärkeys, mutta silti siihen ei investoida tarpeeksi aikaa ja vaivaa. Mikäli systemaattista riskienhallintaa tehdään, tapahtuu se usein ainoastaan projektijohdossa. Hieman yleistettynä voidaankin jopa todeta, että
riski on johdon käsite ja riskienhallintaprosessit määritellään johdon prosesseiksi. Valitettavasti.
Missä tällöin mennään vikaan? Oman kokemuspohjani kautta väittäisin, että paras ymmärrys isosta osasta potentiaalisia riskejä löytyy nimenomaan asiantuntijoilta. Organisaatioiden kokeneimmat asiantuntijat näkevät ennen kohtaamattomat riskit usein ennen muita ja heillä on myös paras käsitys siitä, kuinka niihin pitäisi reagoida. Mikäli tämä osaamispotentiaali jätetään huomioimatta riskienhallinnassa,
menettää organisaatio ison osan kyvystään kohdata epävarmuuksia ja ongelmia.
”Ensimmäinen ongelma on riskienhallintaprosessien jäykkyys”
Mikä sitten estää osallistamasta koko organisaatiota riskienhallintaan?
Ensimmäinen ongelma on riskienhallintaprosessien jäykkyys, ainakin jos sen piiriin halutaan ottaa koko organisaatio. Riskienhallinta tulee olla jatkuva ja läpinäkyvä prosessi, missä kommunikaatio on kaksisuuntaista informaation jalostamisen mahdollistamiseksi.
Koko organisaation osallistamiseksi riskienhallinta on tuotava myös askeleen konkreettisemmalle tasolle, missä käsitteet ja menetelmät puhuttelevat myös asiantuntijoita. Asiantuntijat eivät usein puhu riskeistä riskeinä, vaan uhkina, ongelmina ja joskus jopa turhautumisen lähteinä.
Sen sijaan, että ohjelmistokehittäjää pyydetään arvioimaan projektin riskitasoa, saadaan huomattavasti parempia tuloksia pyytämällä häntä arvioimaan valitun teknologia-alustan kypsyyttä tai sitä, saavutetaanko projektin tavoitteet nykyisellä suunnalla. Testaajalta voidaan vastaavasti kysyä, näkeekö hän lopputuotteen laadun kehittyvän niin, että aikataulu ja tavoitteet kohtaavat. Jalostamalla eri alojen asiantuntijoiden näkemyksiä systemaattisesti voidaan löytää koko hanketta horjuttavat todelliset uhat.
”Riskienhallinnan tulisi olla jatkuva, jopa reaaliaikainen prosessi”
Kolmanneksi koko organisaatiolla on oltava jatkuva ymmärrys projektin tilasta ja tavoitteista. Valitettavan usein, varsinkin alihankituissa projekteissa, unohdetaan yhteisen vision ja sen ajattelua ohjaavan vaikutuksen merkitys. Yleinen oire tästä on asiantuntijatyön lyhytnäköisyys – heistä riippumattomista syistä. Mikäli kommunikaatio keskittyy ainoastaan seuraavan parin viikon tehtävien tai esimerkiksi seuraavan sprintin tasolle, jää koko projektin elinkaaren ajattelu helposti toiselle sijalle. Tällaisessa tilanteessa eteenpäin katsova riskienhallinta on luonnollisesti hankalaa ellei mahdotonta. Ja jää helposti yksin projektinjohdon tai tilaajan harteille.
Yhteenvetona riskienhallinnan tulisi siis:
- käyttää koko organisaation osaamispotentiaali hyödyksi
- olla täysin läpinäkyvää koko organisaatiolle
- olla jatkuva, jopa reaaliaikainen prosessi
- mahdollistaa tiedon jatkuva jalostaminen.
Tekstin on kirjoittanut Celkee Oy:n toimitusjohtaja Kimmo Vättö. Se on osa ”Muutoksen mittaaminen” blogi- ja tilaisuussarjaa, jonka Projektiyhdistys toteuttaa yhdessä Celkee Oy:n kanssa vuoden 2020 kevään aikana.
Palaa otsikoihin